Hoe lang moet je een personeelsdossier bewaren?
Een personeelsdossier heeft niet één bewaartermijn. Voor sommige onderdelen geldt een wettelijke bewaarplicht. Andere persoonsgegevens mag je alleen bewaren zolang je ze nodig hebt. Daardoor kunnen documenten van dezelfde medewerker verschillende verwijderdata hebben. De AVG zelf geeft geen algemene termijn voor het complete personeelsdossier.
De hoofdregel van de AVG is eenvoudig: bewaar persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor je ze hebt verzameld. Een andere wet kan je verplichten om bepaalde gegevens wél gedurende een vaste periode te bewaren. De fiscale bewaarplicht is daar een belangrijk voorbeeld van.
Voor de loonadministratie geldt een bewaartermijn van zeven jaar. De Belastingdienst rekent de loonadministratie tot de basisgegevens van je administratie. Het startmoment is daarbij niet automatisch de laatste werkdag van de medewerker: de termijn begint wanneer het gegeven zijn actuele waarde voor je administratie verliest.
Voor andere stukken uit het personeelsdossier kan geen vaste wettelijke termijn gelden. Dan kijk je naar het doel waarvoor je het document bewaart en of dat doel nog bestaat.
Welke bewaartermijnen gelden per soort gegeven?
De bewaartermijn hangt af van het soort gegeven. De loonadministratie moet je langer bewaren dan veel gewone personeelsgegevens. Voor gegevens voor de loonheffingen en een kopie van het identiteitsbewijs gelden weer eigen regels. Zet daarom niet één verwijderdatum op het hele dossier, maar bepaal de termijn per categorie.
| Soort gegeven | Bewaartermijn | Vanaf wanneer? | Bron |
|---|---|---|---|
| Loonadministratie als fiscaal basisgegeven | 7 jaar | Wanneer het gegeven zijn actuele waarde voor de administratie verliest | Belastingdienst |
| Gegevens voor de loonheffingen | Ten minste 5 kalenderjaren | Na het kalenderjaar waarin de dienstbetrekking eindigt | Handboek Loonheffingen 2026 |
| Kopie identiteitsbewijs voor de loonadministratie | Ten minste 5 kalenderjaren | Na het kalenderjaar waarin de dienstbetrekking eindigt | Handboek Loonheffingen 2026 |
| Overige personeelsgegevens zonder eigen wettelijke termijn | Geen vaste algemene wettelijke termijn | Zolang bewaren noodzakelijk is voor het doel | Autoriteit Persoonsgegevens |
| Gegevens van een afgewezen sollicitant | Binnen 4 weken verwijderen | Na het einde van de sollicitatieprocedure, tenzij je afspreekt de gegevens langer te bewaren | Autoriteit Persoonsgegevens |
De Belastingdienst noemt de loonadministratie expliciet als basisgegeven. Daarvoor geldt een fiscale bewaarplicht van zeven jaar. De Belastingdienst gebruikt de actuele waarde van een gegeven om te bepalen wanneer die termijn begint. Een document dat nog actueel is, kan daardoor in totaal langer dan zeven jaar in je administratie staan.
Voor bepaalde gegevens binnen de loonadministratie geldt een andere termijn. Het Handboek Loonheffingen 2026 zegt dat je gegevens voor de loonheffingen ten minste vijf kalenderjaren na het kalenderjaar waarin de dienstbetrekking eindigt bewaart. Bij het einde van een dienstbetrekking noemt het Handboek dezelfde periode voor onder meer formulieren met gegevens voor de loonheffingen en kopieën van identiteitsbewijzen.
Een medewerker die op 15 mei vertrekt, geeft dus niet automatisch op 15 mei het startsein voor iedere bewaartermijn. Bij de specifieke loonheffingsgegevens kijkt de Belastingdienst naar het kalenderjaar waarin de dienstbetrekking eindigt. Bij de algemene fiscale bewaarplicht werkt het startmoment anders.
Voor andere personeelsgegevens bestaat niet altijd zo'n concrete wettelijke termijn. Dan moet je bepalen waarom je het document nog bewaart. Is dat doel vervallen en geldt geen andere wettelijke verplichting, dan hoort het document niet onbeperkt in het dossier te blijven.
Sollicitatiegegevens hebben weer een heel ander doel. Volgens de Autoriteit Persoonsgegevens verwijder je de gegevens van een afgewezen kandidaat binnen vier weken, tenzij je met de kandidaat afspreekt dat je de gegevens langer bewaart voor een mogelijke toekomstige vacature.
Waarom verschillen de termijnen van de Belastingdienst en de AVG?
De Belastingdienst en de AVG kijken naar verschillende doelen. Fiscale regels verplichten je bepaalde administratie beschikbaar te houden voor controle. De AVG beperkt juist hoe lang je persoonsgegevens mag bewaren als je ze niet meer nodig hebt. Een wettelijke bewaarplicht is daarom een geldige reden om sommige gegevens langer te bewaren dan andere.
Dat betekent dat je een personeelsdossier niet als één ondeelbare map moet behandelen. Een arbeidsovereenkomst, functioneringsverslag, identiteitsbewijs en loonadministratie kunnen bij dezelfde medewerker horen, maar dat betekent niet dat voor ieder document dezelfde bewaartermijn geldt.
De AVG geeft voor persoonsgegevens geen algemene vaste termijn. Je moet zelf bepalen hoelang gegevens noodzakelijk zijn, tenzij een andere wet een termijn voorschrijft. Is de wettelijke bewaartermijn voorbij en heb je de gegevens ook niet meer voor een ander geldig doel nodig, dan moeten ze weg.
De fiscale bewaarplicht werkt anders. De Belastingdienst schrijft voor dat basisgegevens van de administratie, waaronder de loonadministratie, zeven jaar bewaard blijven. Voor sommige gegevens binnen de loonadministratie gelden specifieke afwijkende termijnen.
Een instelling als 'verwijder het hele dossier twee jaar na vertrek' is daarom te grof. Daarmee kun je stukken verwijderen die je fiscaal nog moet bewaren.
Wat moet je doen als een medewerker uit dienst gaat?
Verwijder bij uitdiensttreding niet meteen de hele personeelsmap. Verdeel eerst de stukken in categorieën, bepaal daarna welk startmoment en welke bewaartermijn erbij horen en zet een verwijderdatum. Zo voorkom je dat fiscale gegevens te vroeg verdwijnen of gewone persoonsgegevens zonder duidelijke reden jarenlang blijven staan.
- Splits het dossier. Scheid fiscaal relevante stukken van de rest: die vallen onder een andere, langere termijn.
- Noteer het startmoment per categorie. Een bewaartermijn begint niet voor ieder gegeven op dezelfde datum. Controleer per categorie welk startmoment de bron noemt.
- Zet een datum per categorie. Leg per categorie vast wanneer die verwijderd mag worden, zodat je er niet per stuk over hoeft na te denken.
- Verwijder wat over de termijn is. Wat de termijn voorbij is en niet meer nodig is voor een lopend geschil, verwijder je.
Een bruikbare indeling is bijvoorbeeld loonadministratie, gegevens voor de loonheffingen, identificatie en overige personeelsstukken. Je kunt daar een aparte categorie aan toevoegen voor documenten die nog nodig zijn vanwege een concrete lopende kwestie.
Let vooral op stap twee. Bij fiscale basisgegevens kijkt de Belastingdienst naar het moment waarop een gegeven zijn actuele waarde verliest. Bij de gegevens voor de loonheffingen noemt het Handboek juist het kalenderjaar waarin de dienstbetrekking eindigt.
Plan daarna een vaste controledatum. Daarmee voorkom je dat dossiers van oud-medewerkers blijven staan omdat niemand meer weet wanneer de stukken weg mogen.
Mag je gegevens langer bewaren dan de termijn?
Soms is langer bewaren toegestaan of zelfs verplicht, maar niet alleen omdat een document later misschien nog handig is. Je moet een concrete reden hebben. Denk aan een wettelijke bewaarplicht of gegevens die noodzakelijk zijn voor een lopende juridische procedure. Vervalt die reden, dan beoordeel je opnieuw of de gegevens nog bewaard mogen blijven.
'Voor de zekerheid' is dus geen bewaartermijn.
Voor persoonsgegevens zonder vaste wettelijke termijn moet je kunnen uitleggen waarom je ze nog nodig hebt. De Autoriteit Persoonsgegevens adviseert organisaties om bewaartermijnen en de onderbouwing daarvan vast te leggen. Daarmee kun je achteraf uitleggen waarom je een bepaalde termijn hebt gekozen.
Bewaar bij een concrete lopende kwestie bovendien niet automatisch het volledige dossier. Beperk je tot de informatie die je voor dat doel nodig hebt. Dat past bij hetzelfde AVG-uitgangspunt: niet meer persoonsgegevens verwerken en bewaren dan nodig.
Wat gebeurt er als je je niet aan de bewaartermijn houdt?
Te lang bewaren kan in strijd zijn met de AVG. Te vroeg verwijderen kan betekenen dat je niet meer voldoet aan een fiscale bewaarplicht. Het risico zit dus aan twee kanten. Je moet per soort gegeven weten welke regel geldt, in plaats van alle personeelsgegevens standaard zo lang mogelijk te bewaren.
Bij een fiscale controle moet je de administratie die onder de bewaarplicht valt beschikbaar kunnen stellen. Dat is precies waarom de Belastingdienst een bewaartermijn aan die basisgegevens koppelt.
Aan de privacykant geldt dat persoonsgegevens niet langer mogen worden bewaard dan noodzakelijk. Een medewerker kan daarnaast zijn privacyrechten uitoefenen, bijvoorbeeld door te vragen welke gegevens je over hem bewaart.
Ook praktisch heeft onnodig bewaren een nadeel. Alles wat je bewaart, moet je beheren en beveiligen. Een personeelsdossier van iemand die jaren geleden vertrok is nog steeds een verzameling persoonsgegevens als je het nooit hebt opgeschoond.
Bewaar daarom niet meer 'voor de zekerheid'. Maak juist duidelijk welke categorie onder welke regel valt en verwijder stukken zodra de bewaarplicht of andere geldige noodzaak voorbij is.
Hoe houd je dit bij zonder er een project van te maken?
Werk met een paar vaste documentcategorieën en leg per categorie het startmoment, de termijn en de verwijderdatum vast. Je hoeft niet voor ieder bestand een aparte herinnering te maken. Het belangrijkste is dat je later kunt zien waarom je iets nog bewaart en wanneer je opnieuw moet beoordelen of het weg kan.
Begin bijvoorbeeld met dezelfde categorieën voor iedere medewerker. Daarmee voorkom je dat de ene personeelsmap jarenlang blijft staan terwijl je bij een andere medewerker alles direct opruimt.
Bewaar personeelsdocumenten ook zo min mogelijk verspreid over mailboxen, lokale mappen en losse cloudopslag. Als je niet weet waar gegevens staan, kun je ook moeilijk controleren of een bewaartermijn voorbij is. Hoe je die verspreiding ongedaan maakt, staat in van Excel en WhatsApp naar een personeelsapp.
MijnPloeg heeft een documentenmodule waarin je personeelsdocumenten bij elkaar kunt houden. Welke wettelijke bewaartermijn op een document van toepassing is, blijft iets dat je als werkgever zelf moet bepalen. Op beveiliging lees je hoe MijnPloeg omgaat met de verwerking en beveiliging van gegevens.
Weet je nog niet precies wat zo'n omgeving doet? Lees dan wat een personeelsapp is. Meer onderwerpen over personeelsgegevens vind je in de gids.