Wat is een personeelsapp?
Een personeelsapp is een centrale plek waar een werkgever en medewerkers praktische personeelszaken regelen. Denk aan het rooster bekijken, verlof aanvragen, declaraties indienen, documenten terugvinden en nieuws delen. In plaats van losse Excel-bestanden, appjes en mappen staat de informatie bij elkaar en is duidelijk wie wat kan zien of aanpassen.
De naam kan wat verwarrend zijn. Een personeelsapp hoeft namelijk niet letterlijk een app uit de App Store of Google Play te zijn. Het gaat vooral om wat je ermee doet: dagelijkse personeelszaken regelen op een plek die ook op een telefoon goed werkt.
Voor een klein bedrijf begint dat vaak bij een herkenbaar probleem. Het rooster staat in Excel, wijzigingen gaan via WhatsApp en verlof wordt soms mondeling doorgegeven. Een bonnetje voor een declaratie ligt nog in een jaszak en een nieuw contract staat ergens in een map.
Dat werkt zolang iedereen precies weet hoe het binnen het bedrijf geregeld is. Zodra het team groeit, ontstaan er meer versies, meer vragen en meer handwerk. Een personeelsapp brengt die terugkerende zaken bij elkaar.
Daarmee is een personeelsapp iets anders dan alleen een digitaal personeelsdossier. Het gaat niet alleen om gegevens bewaren. Medewerkers gebruiken dezelfde omgeving zelf om bijvoorbeeld hun rooster te bekijken of iets aan te vragen.
Wat kun je met een personeelsapp doen?
Met een personeelsapp regel je vooral de personeelszaken die iedere week terugkomen. Welke functies beschikbaar zijn verschilt per aanbieder, maar veelgebruikte onderdelen zijn roosters, verlof, declaraties, documenten, onboarding, interne berichten en praktische checklists. Het doel is dat medewerkers minder afhankelijk zijn van losse berichten, bestanden en mondelinge afspraken.
Een rooster is daar een goed voorbeeld van. Je maakt de planning op één plek en medewerkers kunnen zelf bekijken wanneer ze werken. Bij een wijziging hoef je daardoor niet opnieuw een Excel-bestand rond te sturen.
Hetzelfde geldt voor verlof. Een medewerker dient een aanvraag in en degene die daarover beslist kan die goedkeuren of afwijzen. Zo hoef je niet achteraf uit WhatsApp-gesprekken of e-mails te reconstrueren wie wanneer vrij had gevraagd.
Andere veelvoorkomende functies zijn:
- Roosters: diensten plannen en beschikbaar maken voor medewerkers.
- Verlof: aanvragen indienen, beoordelen en terugvinden.
- Declaraties: bonnetjes en bedragen op één plek aanleveren.
- Documenten: documenten beschikbaar stellen aan de juiste medewerkers.
- Onboarding: vastleggen welke stappen bij een nieuwe medewerker moeten gebeuren.
- Checklists: terugkerende taken op een vaste manier laten uitvoeren.
- Nieuws: praktische berichten delen zonder dat ze verdwijnen tussen privégesprekken.
- Personeelsgegevens: basisgegevens van medewerkers centraal bijhouden.
Niet ieder bedrijf heeft al deze onderdelen nodig. Een horecazaak kan vooral met het rooster en verlof beginnen, terwijl een installatiebedrijf ook documenten en projectinformatie belangrijk vindt.
Bij MijnPloeg kunnen onderdelen per bedrijf aan- of uitgezet worden. Daardoor hoeft een medewerker niet door functies heen die binnen zijn bedrijf niet worden gebruikt.
Voor welke bedrijven is een personeelsapp bedoeld?
Een personeelsapp is vooral nuttig voor bedrijven waar meerdere medewerkers terugkerende personeelszaken zelf moeten kunnen bekijken of regelen. Denk aan horeca, winkels, installatiebedrijven en zorgpraktijken. Het wordt interessanter zodra roosters, verlof, documenten of declaraties niet meer eenvoudig door één persoon en één bestand bijgehouden kunnen worden.
Het aantal medewerkers alleen zegt daarom niet alles. Een bedrijf met acht medewerkers in wisselende diensten kan meer baat hebben bij een personeelsapp dan een kantoor met twintig mensen die iedere week dezelfde uren werken.
Let vooral op hoeveel afstemming er nodig is. Moet je regelmatig vertellen wanneer iemand werkt? Krijg je verlofaanvragen via verschillende kanalen? Sturen medewerkers bonnetjes per mail of WhatsApp? Wordt regelmatig gevraagd waar een document staat? Dan zijn er meerdere processen die je kunt samenbrengen.
Dat betekent niet dat Excel of WhatsApp verkeerd zijn. Voor één lijst of een klein, stabiel team kunnen ze prima werken. Het probleem ontstaat wanneer dezelfde informatie op meerdere plekken wordt bijgehouden. Wanneer dat punt bereikt is, lees je in van Excel en WhatsApp naar een personeelsapp.
Een personeelsapp is dan vooral een manier om één vaste werkwijze af te spreken. Een medewerker hoeft niet meer te onthouden dat het rooster in Excel staat, verlof per mail gaat en declaraties aan het einde van de maand via WhatsApp moeten worden gestuurd.
Wat is het verschil tussen een personeelsapp en een HR-systeem?
Een personeelsapp richt zich meestal op praktische personeelszaken die werkgever en medewerker regelmatig gebruiken. Een HR-systeem is doorgaans breder en kan ook processen bevatten voor specialistisch personeelsbeheer. De precieze grens verschilt per aanbieder, dus kijk vooral naar de functies die je werkelijk nodig hebt en wie het systeem dagelijks gaat gebruiken.
| Personeelsapp | HR-systeem | |
|---|---|---|
| Hoofddoel | Dagelijkse personeelszaken regelen | Breder personeelsbeheer ondersteunen |
| Typisch gebruik | Rooster, verlof, documenten, declaraties en interne informatie | Personeelsadministratie en uitgebreidere HR-processen |
| Dagelijkse gebruiker | Werkgever, leidinggevende en medewerker | Vaak HR, administratie en leidinggevenden, soms medewerkers |
| Inrichting | Gericht op snel dagelijks gebruik | Kan uitgebreider ingericht moeten worden |
| Past vooral als | Je losse personeelszaken wilt samenbrengen | Je meer specialistische HR-processen nodig hebt |
De categorieën overlappen. Een uitgebreidere personeelsapp kan functies hebben die je ook in een HR-systeem ziet. Andersom kan een HR-systeem een eenvoudige medewerkersomgeving aanbieden.
Begin daarom niet bij de naam van het soort software. Begin bij de werkzaamheden die je nu uitvoert. Schrijf op wat je iedere week handmatig doet en welke informatie medewerkers zelf nodig hebben.
Heb je bijvoorbeeld vooral een rooster, verlofregistratie, documenten en declaraties nodig? Dan kan een personeelsapp voldoende zijn. Heb je specialistische HR-processen, complexe salarisverwerking of uitgebreid personeelsbeleid in hetzelfde systeem nodig, dan kan een breder HR-systeem logischer zijn.
Wat kost een personeelsapp?
De kosten van een personeelsapp hangen af van het prijsmodel van de aanbieder. Je kunt bijvoorbeeld een vast maandbedrag betalen, een bedrag per medewerker of extra betalen voor bepaalde onderdelen. Kijk daarom niet alleen naar de prijs per maand, maar ook naar opstartkosten, contractduur en welke functies in dat bedrag zitten.
Bij MijnPloeg betaal je € 79 per maand tot en met 20 actieve gebruikers. Boven de 20 actieve gebruikers kost iedere extra actieve gebruiker € 3,95 per maand. De bedragen zijn exclusief 21% btw. Alle standaardmodules zijn bij de prijs inbegrepen, er zijn geen opstartkosten en het abonnement is maandelijks opzegbaar. De actuele opbouw staat op de pagina prijzen.
Dat is een voorbeeld van één prijsmodel, geen marktgemiddelde. Andere aanbieders kunnen hun prijs anders opbouwen.
Vergelijk daarom steeds dezelfde onderdelen:
| Vraag | Waarom dit uitmaakt |
|---|---|
| Betaal je een vast bedrag of per gebruiker? | De kosten kunnen anders meegroeien als je team groter wordt. |
| Zijn alle functies inbegrepen? | Een laag basisbedrag zegt weinig als je voor belangrijke onderdelen extra betaalt. |
| Zijn er opstartkosten? | Die komen boven op het maandbedrag. |
| Hoe lang loopt het contract? | Een jaarcontract is iets anders dan maandelijks kunnen opzeggen. |
| Wie telt als gebruiker? | Actieve medewerkers, alle medewerkers en beheerders kunnen anders worden geteld. |
Kijk daarnaast naar wat je nu gebruikt. Misschien betaal je niet voor een aparte personeelsapp, maar besteed je wel tijd aan het bijwerken van meerdere bestanden, beantwoorden van vragen en terugzoeken van afspraken. Dat is geen automatisch besparingsbedrag: het verschilt per bedrijf.
Wil je de prijsmodellen uitgebreider vergelijken, lees dan wat een personeelsapp kost.
Heb je een app uit de appstore nodig?
Nee. Een personeelsapp kan ook als webapp werken. Je opent die in de browser op een telefoon, tablet of computer, zonder eerst iets uit een appstore te installeren. Voor medewerkers betekent dat dat ze via een webadres kunnen inloggen en dezelfde omgeving op verschillende apparaten kunnen gebruiken.
MijnPloeg werkt op die manier. Er is geen installatie uit de Apple App Store of Google Play nodig.
Dat scheelt ook uitleg bij de start. Een medewerker hoeft niet eerst de juiste app op te zoeken of te controleren welke versie hij heeft. Je geeft toegang tot de webapp en de medewerker logt daar in.
Een webapp betekent niet dat iedere personeelsapp automatisch hetzelfde werkt op een telefoon als op een computer. Als mobiel gebruik belangrijk is voor je team, probeer dat daarom zelf voordat je kiest.
Controleer bijvoorbeeld hoe snel iemand zijn volgende dienst kan vinden, verlof kan aanvragen of een bonnetje kan toevoegen. Dat zijn betere tests dan alleen bekijken hoe het beheerscherm er op een laptop uitziet.
Waar moet je op letten qua privacy en AVG?
Een personeelsapp bevat persoonsgegevens van medewerkers. Als werkgever blijf je daarom verantwoordelijk voor een zorgvuldige verwerking daarvan. Kijk onder meer welke gegevens je opslaat, waarom je die nodig hebt, wie erbij kan, hoe ze beveiligd worden en wat ermee gebeurt wanneer je ze niet langer nodig hebt. Dat geldt ongeacht welke software je gebruikt.
De Autoriteit Persoonsgegevens noemt dat de verantwoordingsplicht: je moet als organisatie kunnen aantonen dat je aan de privacyregels voldoet. Personeelsgegevens zijn daarbij een concreet voorbeeld van gegevens die werkgevers structureel verwerken.
Vraag een aanbieder daarom niet alleen waar de servers staan. Vraag ook hoe toegang geregeld is, welke partijen gegevens verwerken, of er een verwerkersovereenkomst beschikbaar is en hoe je gegevens kunt verwijderen of meenemen.
Bij MijnPloeg staan de database en de bestandsopslag in Frankfurt. Eén subverwerker, de dienst voor inloggen en accountbeheer, verwerkt gegevens in de Verenigde Staten; daarvoor gelden de standaard-contractbepalingen van de Europese Commissie als waarborg. Er is een verwerkersovereenkomst beschikbaar. Welke partijen dat precies zijn en welke maatregelen erbij horen, staat op de pagina over beveiliging.
Bewaartermijnen zijn een apart onderwerp. Er bestaat niet één bewaartermijn die voor ieder document in een personeelsdossier geldt. Voor verschillende soorten gegevens kunnen verschillende regels gelden. Het overzicht daarvan staat in bewaartermijnen voor personeelsgegevens.
Een personeelsapp neemt je verantwoordelijkheid onder de AVG dus niet over. Hij kan je wel helpen om informatie op een vaste plek te beheren in plaats van personeelsgegevens te verspreiden over mailboxen, losse bestanden en verschillende gesprekken.
Is een personeelsapp iets voor jouw bedrijf?
Een personeelsapp past vooral als personeelszaken nu over verschillende plekken verspreid staan en dat regelmatig extra werk of onduidelijkheid veroorzaakt. Je hoeft daarvoor geen groot bedrijf of aparte HR-afdeling te hebben. De praktische vraag is of één vaste plek het voor jou en je medewerkers duidelijker maakt waar zij iets moeten bekijken, aanvragen of aanleveren.
Vijf signalen zijn daarbij nuttiger dan een harde grens in medewerkers.
1. Je houdt dezelfde informatie op meerdere plekken bij. Het rooster staat bijvoorbeeld in Excel, wijzigingen gaan via WhatsApp en verlof staat in een aparte agenda. Dan ontstaan makkelijk verschillende versies van dezelfde werkelijkheid.
2. Medewerkers stellen vaak dezelfde praktische vragen. "Wanneer moet ik werken?", "Is mijn verlof al goedgekeurd?" of "Waar staat dat document?" zijn vragen die iemand vaak zelf kan beantwoorden wanneer de informatie op een vaste plek staat.
3. Aanvragen raken verspreid over verschillende kanalen. De ene medewerker mailt een bonnetje, de andere stuurt een foto en een derde legt het op je bureau. Een vaste werkwijze maakt terugzoeken eenvoudiger.
4. Nieuwe medewerkers moeten veel mondeling uitgelegd krijgen. Als bij iedere nieuwe collega opnieuw dezelfde documenten, afspraken en taken langs moeten komen, helpt het om die stappen vast te leggen.
5. Je administratie hangt te veel af van één persoon. Wanneer alleen jij weet welk bestand actueel is en waar alles staat, wordt iedere vrije dag of drukke periode lastiger dan nodig.
Herken je maar één punt en kost het je nauwelijks tijd? Dan hoef je niet direct andere software te gebruiken. Een goed ingericht bestand kan voldoende zijn.
Herken je er meerdere en ben je iedere week bezig met zoeken, doorgeven en bijwerken? Dan is het zinvol om te bekijken of je die werkzaamheden op één plek kunt regelen. Meer artikelen over roosters, verlof en personeelsgegevens staan in de gids.
Aan de slag
Breng eerst in kaart waar je rooster, verlof, declaraties en personeelsdocumenten nu staan. Zijn dat drie of vier verschillende plekken? Bekijk dan welke daarvan je als eerste wilt samenbrengen en bekijk wat MijnPloeg daarvoor biedt.