Oproepkrachten inroosteren: wat mag wel en niet

Wat is een oproepovereenkomst?

Een oproepovereenkomst is een arbeidsovereenkomst waarbij de medewerker geen vast, gelijkmatig aantal betaalde uren heeft zoals bij een gewone arbeidsomvang. Dat kan bijvoorbeeld een nulurencontract of min-maxcontract zijn. Niet iedereen die af en toe extra werkt is daarom automatisch oproepkracht; kijk altijd naar de afspraken over uren en loon.

Rijksoverheid onderscheidt op dit moment drie vormen: een oproepcontract met voorovereenkomst, een nulurencontract en een min-maxcontract. Bij een nulurencontract is geen vast aantal uren afgesproken. Bij een min-maxcontract zijn garantie-uren afgesproken, plus een maximum waarvoor de medewerker oproepbaar is (Rijksoverheid over contracten voor oproepkrachten).

Die contractvorm bepaalt wat je met een rooster kunt doen. Voor oproepkrachten gelden aparte regels voor het tijdstip van oproepen, het wijzigen of afzeggen van een dienst en het aanbieden van vaste uren.

Vanaf 1 januari 2028 verandert dit stelsel. De Wet meer zekerheid flexwerkers is aangenomen en treedt dan grotendeels in werking. Het nulurencontract wordt vervangen door een bandbreedtecontract: je spreekt een minimum en een maximum aantal uren af, waarbij het maximum niet meer dan 30 procent boven het minimum mag liggen. Een oproep boven dat maximum mag de medewerker weigeren. Voor bijbanen van scholieren, studenten en AOW-gerechtigden gelden uitzonderingen (Rijksoverheid over meer zekerheid bij een flexcontract).

De regels hieronder zijn de regels die gelden op 17 september 2026.

Hoe ver van tevoren moet je een oproepkracht oproepen?

Je moet een oproepkracht volgens de huidige hoofdregel minstens vier kalenderdagen voor de dienst oproepen. De oproep moet schriftelijk of elektronisch gebeuren, bijvoorbeeld per e-mail of WhatsApp. Roep je later op, dan hoeft de medewerker niet te komen. Een cao kan de termijn verkorten tot minimaal één dag.

Vier kalenderdagen is de wettelijke ondergrens, niet per se een handige planningstermijn. Als je iedere dienst precies op de grens invult, blijft er weinig ruimte over voor ziekte, ruilingen of een onverwacht andere bezetting.

Maak daarom eerst je basisrooster en bepaal welke diensten nog openstaan. Roep daarna een medewerker concreet op met een datum, begin- en eindtijd.

Een bericht als "kun je zaterdag misschien?" is voor de planning minder duidelijk dan een concrete oproep voor zaterdag van 18.00 tot 23.00 uur.

Houd beschikbaarheid daarbij los van de oproep zelf. Dat iemand heeft aangegeven zaterdag beschikbaar te zijn, betekent nog niet dat die medewerker voor een specifieke dienst is opgeroepen.

Meer over het opbouwen van je basisrooster lees je in Hoe maak je een personeelsrooster?.

Wat gebeurt er als je een dienst afzegt of verandert?

Zeg je een oproep binnen de geldende oproeptermijn af of verander je binnen die termijn de werktijden, dan houdt de medewerker recht op loon over de uren van de oorspronkelijke oproep. Bij de standaardtermijn betekent dit dat wijzigen of afzeggen binnen vier kalenderdagen financiële gevolgen kan hebben.

Dat maakt een open dienst iets anders dan een daadwerkelijke oproep. Zolang nog niemand voor een open dienst is opgeroepen, hoef je geen bestaande oproep in te trekken wanneer je de bezetting verandert.

Is iemand wel concreet opgeroepen, kijk dan eerst naar de termijn voordat je de dienst verwijdert of verschuift. Alleen het rooster overschrijven verandert de oorspronkelijke oproep niet.

Bij ruilen is dezelfde duidelijkheid nuttig. Laat twee medewerkers niet alleen onderling afspreken dat ze wisselen. Leg vast wie uiteindelijk de dienst werkt en pas het actuele rooster aan.

Wanneer heeft een oproepkracht recht op minimaal drie uur loon?

Een oproepkracht die voor één of twee uur wordt opgeroepen en daadwerkelijk komt werken, kan recht hebben op minimaal drie uur loon. Die regel geldt bij een contract voor minder dan vijftien uur per week zonder afspraken over de werktijden, of wanneer geen vaste afspraak over het aantal uren is gemaakt (Rijksoverheid over minimaal drie uur loon).

De regel geldt dus niet zonder voorwaarden voor iedere medewerker. Bij een nulurencontract is hij daarom vaak relevant. Ook bij een min-maxcontract kan hij van toepassing zijn. Rijksoverheid noemt beide contractvormen bij de uitleg over minimaal drie uur loon.

Plan je iemand voor een korte piek van bijvoorbeeld twee uur, ga er dus niet automatisch vanuit dat je ook maar twee uur loon hoeft te betalen.

De drie-uurregel gaat over de loonaanspraak. Hij betekent niet dat de medewerker verplicht drie uur moet werken wanneer het werk eerder klaar is.

Wanneer moet je een vast aantal uren aanbieden?

Na iedere periode van twaalf maanden moet je een oproepkracht die in dienst blijft een aanbod doen voor een vaste arbeidsomvang. Dat aanbod doe je binnen één maand. Het aantal aangeboden uren moet minimaal aansluiten bij het gemiddelde aantal uren dat de medewerker in de voorafgaande twaalf maanden heeft gewerkt.

De medewerker hoeft het aanbod niet te accepteren. Weigert de medewerker, dan kan de oproepovereenkomst volgens de huidige regels doorgaan. Na een volgende periode van twaalf maanden moet je opnieuw een aanbod doen.

Voor je personeelsadministratie betekent dit dat de startdatum van een oproepkracht belangrijk is. Zorg dat je ruim voor het einde van die twaalf maanden ziet dat er een actie aankomt.

Je hebt ook de werkelijk gewerkte uren nodig. Een gepland rooster is daarvoor niet altijd genoeg. Een medewerker kan langer doorwerken, eerder stoppen of een dienst ruilen.

Daarnaast bestaat het rechtsvermoeden van arbeidsomvang. Heeft een arbeidsovereenkomst ten minste drie maanden geduurd, dan wordt de bedongen arbeid vermoed een omvang te hebben die gelijk is aan het gemiddelde van de drie voorafgaande maanden. Dat vermoeden is weerlegbaar: de werkgever kan aantonen dat die drie maanden niet representatief waren, bijvoorbeeld omdat er tijdelijk extra werk was (artikel 7:610b BW).

Welke regels gelden bij cao-afspraken?

Een cao kan op onderdelen afwijken van de algemene regels voor oproepkrachten. Zo kan de oproeptermijn van vier kalenderdagen worden verkort tot minimaal één dag. Voor bepaalde seizoensarbeid kan een cao verdergaande afwijkingen bevatten. Controleer daarom altijd de cao die daadwerkelijk op je bedrijf en medewerker van toepassing is.

De wettelijke hoofdregel kun je dus niet zonder meer kopiëren naar ieder rooster. Twee bedrijven met oproepkrachten kunnen door hun cao met verschillende afspraken werken.

Leg per medewerker vast welke arbeidsovereenkomst en cao van toepassing zijn. Zo voorkom je dat degene die het rooster maakt automatisch bij iedereen dezelfde termijn gebruikt.

Twijfel je over een cao-bepaling, controleer dan de actuele cao of vraag je brancheorganisatie, salarisadviseur of arbeidsrechtelijk adviseur. Een algemene gids kan die controle niet vervangen.

Hoe voorkom je gedoe over beschikbaarheid?

Maak in je planning onderscheid tussen beschikbaarheid, een open dienst en een daadwerkelijke oproep. Een medewerker die aangeeft op vrijdag beschikbaar te zijn, is daarmee nog niet automatisch ingepland. Stuur daarna een concrete oproep en zorg dat de definitieve dienst op één vaste plek staat, zodat beide partijen dezelfde afspraak kunnen terugvinden.

Een eenvoudige statusindeling helpt:

Spreek ook af via welk kanaal je oproepen verstuurt. Als de ene dienst telefonisch wordt afgesproken, de volgende via WhatsApp en een derde alleen in een spreadsheet staat, ontstaat sneller discussie over wat de laatste afspraak was.

Werk je nog met losse bestanden, wijs dan één rooster aan als de actuele versie. Gebruik berichten voor de communicatie eromheen, niet als een tweede rooster. Meer over die werkwijze lees je in Rooster maken in Excel.

Waar leg je oproepen en wijzigingen vast?

De wet verplicht je niet om oproepen in een specifieke roosterapp vast te leggen. Voor arbeids- en rusttijden moet je als werkgever wel een deugdelijke registratie voeren. Daaruit moet per medewerker blijken hoeveel en wanneer daadwerkelijk is gewerkt. De vorm is in beginsel vrij: een app, urenlijst of ander systeem kan daarvoor worden gebruikt (Arbeidstijdenwet artikel 4:3).

De Nederlandse Arbeidsinspectie kijkt naar de feitelijke begin- en eindtijden en de pauzes. Alleen een vooraf gepland rooster is daarom niet automatisch voldoende wanneer de werkelijk gewerkte tijden daarvan afwijken.

Voor oproepen zelf is het praktisch om ook de oorspronkelijke dienst en latere wijzigingen terug te kunnen vinden. Dat helpt bijvoorbeeld als er discussie ontstaat over het moment waarop een dienst is afgezegd. Dat is iets anders dan een wettelijke bewaarplicht voor iedere afzonderlijke oproep; die schrijft de wet niet voor.

Houd in ieder geval de feitelijk gewerkte tijden betrouwbaar bij. Daarnaast kun je voor je eigen administratie vastleggen wanneer een oproep is verstuurd, welke dienst het betrof en of die later is gewijzigd.

Hoe plan je oproepkrachten praktisch?

Plan eerst de bezetting die je zeker nodig hebt en vul daarna de open diensten met oproepkrachten. Controleer vóór iedere oproep de geldende termijn en cao-afspraken. Stuur een concrete dienst, leg wijzigingen duidelijk vast en registreer uiteindelijk de werkelijk gewerkte tijden. Controleer daarnaast periodiek wanneer een aanbod voor vaste uren nodig wordt.

Een vaste werkwijze ziet er zo uit:

1. Bepaal de benodigde bezetting. Noteer per dienst hoeveel medewerkers en welke rollen nodig zijn.
2. Plan medewerkers met vaste uren. Vul eerst de uren in die al uit arbeidsovereenkomsten volgen.
3. Zet de resterende diensten open. Zo roep je niet eerder iemand op dan nodig.
4. Controleer beschikbaarheid, cao en oproeptermijn. Kijk vóór het versturen of de oproep nog op tijd is.
5. Stuur één concrete oproep. Vermeld datum, begin- en eindtijd.
6. Leg wijzigingen zichtbaar vast. Zorg dat planner en medewerker dezelfde actuele dienst zien.
7. Registreer de werkelijk gewerkte tijd. Neem feitelijke begin- en eindtijden en pauzes op in je registratie.
8. Controleer de twaalfmaandsdatum. Zorg dat het aanbod voor vaste uren niet tussen andere personeelszaken verdwijnt.

De MijnPloeg-gids bevat meer praktische informatie over roosters en personeelsadministratie.

Wil je roosterwijzigingen en diensten op één plek bijhouden, bekijk dan de functies van MijnPloeg. De standaardmodules zijn bij het abonnement inbegrepen en kunnen per bedrijf aan of uit.

Aan de slag

Pak je lijst met oproepkrachten erbij. Noteer per medewerker de contractvorm, startdatum, toepasselijke cao en de manier waarop je de werkelijk gewerkte uren registreert. Controleer daarna of de eerstvolgende oproepen ruim genoeg voor de wettelijke of cao-termijn worden verstuurd.