Hoe maak je een personeelsrooster? Stappenplan voor kleine bedrijven

Wat is een personeelsrooster?

Een personeelsrooster is een overzicht waarin staat welke medewerker op welke dag en tijd werkt. Een bruikbaar rooster laat ook zien welke diensten nog openstaan en houdt rekening met verlof, beschikbaarheid en vaste afspraken. Het doel is simpel: iedereen werkt vanuit dezelfde actuele planning en weet wanneer hij wordt verwacht.

Bij een klein team lijkt roosteren vaak eenvoudig. Je zet namen onder dagen en stuurt het overzicht rond. Dat werkt totdat medewerkers verschillende beschikbaarheid hebben, iemand verlof aanvraagt of een dienst op het laatste moment verandert.

Begin daarom niet met namen invullen. Bepaal eerst welke bezetting je nodig hebt. Een restaurant kijkt bijvoorbeeld naar lunch- en avonddiensten. Een winkel naar openingstijden en drukke momenten. Een installatiebedrijf kijkt eerder naar projecten, locaties en benodigde vakkennis.

Het rooster is daarna de vertaling van die bezetting naar concrete medewerkers. Meer praktische artikelen over planning en personeelsadministratie vind je in de gids.

Hoe maak je een rooster in zes stappen?

Een goed rooster maak je door eerst de benodigde bezetting en beschikbaarheid vast te leggen en pas daarna medewerkers in te plannen. Vervolgens controleer je het geheel voordat je het deelt. Met deze vaste volgorde voorkom je dat je opnieuw moet beginnen omdat verlof, een vaste vrije dag of een open dienst over het hoofd is gezien.

1. Verzamel beschikbaarheid en vaste afspraken. Zet per medewerker de beschikbare dagen, vaste vrije momenten, contractafspraken en bekende afwezigheid bij elkaar voordat je diensten gaat vullen.

   Zorg dat deze informatie vóór het roosteren op één plek staat. Als beschikbaarheid via losse berichten binnenkomt, moet je tijdens het plannen steeds terugzoeken. Spreek daarom ook een moment af waarop medewerkers wijzigingen voor de volgende roosterperiode doorgeven.

2. Bepaal welke diensten bezet moeten zijn. Schrijf per dag op welke diensten er zijn, hoe laat ze beginnen en eindigen en hoeveel medewerkers je per dienst nodig hebt.

   Kijk daarbij niet alleen naar het totale aantal medewerkers. Soms heb je tijdens een dienst iemand met een bepaalde taak, bevoegdheid of verantwoordelijkheid nodig. Zet dat direct bij de dienst, zodat het aantal mensen én de samenstelling kloppen.

3. Plan eerst de vaste bezetting. Vul eerst medewerkers in met vaste werkdagen of vaste taken, zodat je daarna alleen de open plekken hoeft te verdelen.

   Dit maakt het rooster overzichtelijker. Je ziet meteen waar de echte puzzel zit. Bij een team met veel vaste werkdagen kan een groot deel van de week al ingevuld zijn voordat je de wisselende diensten verdeelt.

4. Vul de open diensten in. Plan de overige medewerkers op basis van beschikbaarheid, benodigde bezetting en afspraken die voor hun contract of cao gelden.

   Kijk niet alleen naar wie nog ruimte in zijn agenda heeft. Controleer ook hoe een nieuwe dienst aansluit op de vorige en volgende dienst. Voor oproepkrachten gelden daarnaast aparte regels over wanneer je iemand oproept. Die komen uitgebreider terug in oproepkrachten inroosteren.

5. Controleer het rooster. Controleer op dubbele diensten, ontbrekende bezetting, verlof, beschikbaarheid en de arbeids- en rusttijden die op je medewerkers van toepassing zijn.

   Voor werknemers van 18 jaar en ouder geldt als algemene wettelijke grens maximaal 12 uur per dienst en 60 uur per week. Dat betekent niet dat iemand structureel 60 uur mag werken: over 4 weken geldt gemiddeld maximaal 55 uur per week en over 16 weken gemiddeld maximaal 48 uur.

   Na een werkdag geldt in beginsel minimaal 11 aaneengesloten uren rust. Voor de wekelijkse rust geldt standaard 36 aaneengesloten uren in iedere periode van 7 maal 24 uur. Er bestaan uitzonderingen en afwijkende regels, onder meer voor jongeren, zwangere medewerkers, nachtdiensten en bepaalde beroepen en sectoren. De actuele regels staan bij Rijksoverheid over werktijden en rusttijden.

6. Deel één definitieve versie. Publiceer één actuele versie van het rooster en spreek af hoe wijzigingen, ruilingen en ziekmeldingen worden doorgegeven.

   Vooral die ene actuele versie is belangrijk. Zodra een rooster tegelijk in een spreadsheet, groepsapp en op papier staat, ontstaat discussie over welke versie klopt. Kies één plek als bron en pas wijzigingen daar als eerste aan.

Hoe ver van tevoren moet je het rooster bekendmaken?

De Arbeidstijdenwet zegt dat je een arbeids- en rusttijdenpatroon zo tijdig mogelijk bekendmaakt. Eerst gelden afspraken uit een collectieve regeling of, als die ontbreken, afspraken die met de medewerker zijn gemaakt. Ontbreekt zo'n afspraak, dan geldt in beginsel een termijn van minimaal 28 dagen (Arbeidstijdenwet artikel 4:2).

De wet maakt dus niet van 28 dagen een losstaande regel die altijd voor ieder rooster geldt. Artikel 4:2 kijkt eerst naar de afspraken over tijdigheid. Pas als zo'n bepaling ontbreekt, moet je het arbeids- en rusttijdenpatroon ten minste 28 dagen van tevoren meedelen.

Is dat door de aard van het werk onmogelijk, dan moet je volgens hetzelfde artikel ten minste 28 dagen van tevoren laten weten op welke dag de relevante wekelijkse rust begint. De concrete tijdstippen waarop de medewerker moet werken maak je dan ten minste 4 dagen van tevoren bekend.

Controleer daarnaast je cao. Daarin kunnen afspraken over roosters en bekendmakingstermijnen staan die voor jouw bedrijf gelden. Een horecaondernemer kan daardoor met andere afspraken te maken hebben dan een winkel of installatiebedrijf.

Voor oproepkrachten geldt bovendien een specifieke oproepregel. Een oproepkracht moet in beginsel minstens 4 kalenderdagen van tevoren schriftelijk of elektronisch worden opgeroepen. Bij cao kan deze oproeptermijn worden verkort tot minimaal 1 dag.

Zegt de werkgever een oproep binnen die termijn af of verandert hij de werktijden, dan houdt de oproepkracht recht op loon over de uren waarvoor hij was opgeroepen. Werk je veel met oproepkrachten, lees dan ook hoe je oproepkrachten inroostert of de uitleg van Rijksoverheid over contracten voor oproepkrachten.

Hoe houd je rekening met verlof en beschikbaarheid?

Verlof en beschikbaarheid verwerk je vóórdat je de open diensten verdeelt. Zet goedgekeurd verlof direct als niet-beschikbaar in je planning en leg vaste beschikbare of vrije momenten per medewerker vast. Zo voorkom je dat je een rooster eerst helemaal invult en daarna opnieuw moet schuiven omdat bekende afwezigheid nog ergens in een bericht stond.

Maak daarbij onderscheid tussen beschikbaarheid en verlof. Iemand die volgens de vaste afspraken op dinsdag niet werkt, hoeft niet iedere dinsdag opnieuw als afwezig te worden ingevoerd. Iemand die normaal wel werkt maar een week vrij neemt, heeft juist een tijdelijke afwezigheid.

Gebruik ook één plek voor goedgekeurd verlof. Als een aanvraag in een bericht wordt goedgekeurd maar niet in de planning terechtkomt, ontstaat dezelfde fout alsnog.

Bij medewerkers die minder uren werken, bereken je verlof op basis van de afspraken die op hun dienstverband van toepassing zijn. Hoe wettelijke vakantiedagen worden opgebouwd, komt uitgebreider terug in de gids over vakantiedagen. Controleer altijd of je cao aanvullende afspraken bevat.

Wat doe je als iemand zich ziek meldt of een dienst ruilt?

Bij ziekte of een ruiling pas je eerst het centrale rooster aan en communiceer je daarna de wijziging. Leg vooraf vast wie een vervanger zoekt, wie een ruiling moet goedkeuren en wanneer een wijziging definitief is. Daarmee voorkom je dat twee medewerkers onderling iets afspreken terwijl de planner nog met de oude bezetting rekent.

Bij een ziekmelding is de eerste vraag voor het rooster praktisch: moet deze dienst worden opgevangen? Kijk welke taken bezet moeten blijven en welke medewerkers beschikbaar zijn. Verwijder dus niet alleen een naam uit het rooster zonder opnieuw naar de bezetting te kijken.

Een ruiling werkt het duidelijkst met een vaste afspraak. Een medewerker kan bijvoorbeeld zelf een collega vinden, maar de ruiling is pas definitief nadat de planner hem heeft verwerkt. Daarmee houd je zicht op wie daadwerkelijk wordt verwacht.

Laat wijzigingen niet uitsluitend in een groepsapp staan. Pas altijd de plek aan die je als definitief rooster gebruikt. Daarna kun je de betrokken medewerkers laten weten dat er iets is veranderd.

Welke fouten maken kleine bedrijven het vaakst bij roosteren?

De meeste roosterproblemen ontstaan niet bij het maken van de eerste versie, maar doordat informatie verspreid staat en wijzigingen niet consequent worden verwerkt. Veelvoorkomende fouten zijn plannen voordat verlof en beschikbaarheid compleet zijn, verschillende versies rondsturen en ruilingen toestaan zonder het definitieve rooster meteen bij te werken.

Een andere fout is alleen naar aantallen kijken. Vier medewerkers op een dienst kan op papier voldoende zijn, terwijl je alsnog iemand mist die een bepaalde taak mag of kan uitvoeren. Plan daarom waar nodig ook op functie, taak of verantwoordelijkheid.

Controleer daarnaast de aansluiting tussen diensten. Een open plek vullen met iemand die beschikbaar is, betekent niet automatisch dat het rooster aan de arbeids- en rusttijden voldoet. Vooral bij late en vroege diensten kan de tijd tussen twee diensten een aandachtspunt zijn.

Begin ook niet pas vlak voor de nieuwe werkweek met plannen. De wettelijke bekendmakingsregels kunnen eerder om actie vragen en medewerkers hebben tijd nodig om hun privéplanning op hun werk af te stemmen.

Tot slot is het verstandig om niet blind het rooster van vorige week te kopiëren. Een kopie is een prima startpunt, maar controleer iedere periode opnieuw op verlof, beschikbaarheid, bezetting en gewijzigde afspraken.

Waarmee maak je het rooster?

Een spreadsheet kan voor een klein en stabiel team voldoende zijn. Zodra beschikbaarheid, verlof en wijzigingen vaker veranderen, wordt vooral het bijhouden van één actuele versie lastiger. Een personeelsapp brengt die onderdelen bij elkaar. De keuze hangt daarom niet alleen af van je teamgrootte, maar vooral van hoeveel er tijdens een roosterperiode verandert.

Een spreadsheet is dus niet automatisch verkeerd. Heb je weinig wijzigingen en een vast team, dan kan het nog prima passen. Wil je weten hoe je zo'n bestand opzet, lees dan rooster maken in Excel.

Werk je daarnaast met groepsapps en losse bestanden, dan laat de vergelijking tussen Excel, WhatsApp en een personeelsapp zien waar het verschil vooral in het dagelijkse beheer zit.

Aan de slag

Schrijf voor je volgende rooster eerst op waar beschikbaarheid, verlof, diensten en wijzigingen nu staan. Moet je dezelfde informatie uit meerdere plekken halen, bekijk dan hoe roosters en verlof in MijnPloeg in één werkwijze kunnen worden bijgehouden.