Wat kost een personeelsapp in Nederland?

Wat kost een personeelsapp?

Een personeelsapp kost meestal een vast maandbedrag, een bedrag per actieve gebruiker of een combinatie daarvan. Wat je uiteindelijk betaalt, hangt daarnaast af van zaken als opstartkosten, losse modules en contractduur. Vergelijk daarom niet alleen het bedrag op de prijspagina, maar de totale rekening voor jouw team.

Een prijs per gebruiker lijkt eenvoudig, maar je moet eerst weten wie als gebruiker meetelt. Betaal je voor ieder aangemaakt account, alleen voor actieve medewerkers of ook voor medewerkers die tijdelijk niet werken? Dat verschil telt mee als je veel oproepkrachten of seizoensmedewerkers hebt.

Bij een vast maandbedrag werkt het anders. Dan blijft de rekening binnen een bepaalde groep vaak gelijk, ook als er een paar medewerkers bijkomen of vertrekken. Controleer wel welke functies en hoeveel gebruikers onder dat bedrag vallen.

Ben je eerst nog aan het uitzoeken wat zo'n app precies doet? Lees dan wat een personeelsapp is. In de gids staan ook artikelen over roosters, verlof en personeelsgegevens.

Welke prijsmodellen bestaan er?

Personeelsapps kunnen op verschillende manieren worden geprijsd: met een vast bedrag per maand, per gebruiker, met staffels of met een combinatie daarvan. Geen model is automatisch goedkoper. Het verschil zit vooral in hoe de rekening meebeweegt als je team groeit, krimpt of tijdelijk meer medewerkers heeft.

De meest bruikbare vergelijking is daarom niet: welk maandbedrag staat bovenaan de prijspagina? Kijk naar wat er met de rekening gebeurt bij jouw normale personeelsverloop.

Een bedrag per gebruiker kan logisch zijn als je personeelsbestand sterk wisselt en alleen actieve medewerkers meetellen. Een vast bedrag kan juist overzichtelijk zijn bij een stabiel team.

Let ook op het verschil tussen medewerkers aanmaken en medewerkers waarvoor je betaalt. Een oud-medewerker die alleen nog in een dossier staat, hoeft niet bij iedere aanbieder hetzelfde effect op de rekening te hebben.

Waar zitten de verborgen kosten?

De zichtbare maandprijs is niet altijd de volledige prijs. Controleer daarom of er aparte kosten zijn voor opstart, extra modules, ondersteuning, koppelingen, gegevensimport of een langer contract. Vraag ook wat er gebeurt als je aantal medewerkers verandert en of je kunt opzeggen zonder resterende maanden door te betalen.

"Verborgen" betekent hier niet dat een aanbieder kosten bewust verstopt. Het gaat om kosten die niet in het eerste bedrag zitten dat je ziet en daardoor gemakkelijk buiten een snelle vergelijking vallen.

Bekijk vooral welke functies je echt gaat gebruiken. Een lage basisprijs heeft weinig waarde als rooster, verlof of documenten daarna afzonderlijk worden berekend.

Hetzelfde geldt voor een lange functielijst. Betaal niet automatisch voor functies alleen omdat ze bestaan. Belangrijker is of de onderdelen die jij nodig hebt binnen dezelfde rekening vallen.

Wat kost het je nu zonder app?

Ook zonder personeelsapp maak je kosten, alleen staan die meestal niet op één factuur. Denk aan tijd voor roosters aanpassen, wijzigingen doorgeven, verlof overtypen, bonnetjes nalopen en documenten terugzoeken. Reken met je eigen tijd en aantallen; gebruik geen algemene besparingsclaim alsof die voor ieder bedrijf geldt.

Je kunt je huidige werkwijze vrij eenvoudig naast een abonnement zetten. Kijk gedurende een normale werkweek hoeveel tijd je werkelijk kwijt bent aan terugkerend regelwerk.

Illustratief rekenvoorbeeld om zelf in te vullen:

Deel je totale aantal minuten door zestig en vermenigvuldig dat met de waarde die jij aan een uur van je eigen tijd geeft. Daarmee heb je geen bewezen besparing, maar wel een bedrag waarmee je voor je eigen bedrijf kunt rekenen.

Neem ook kosten mee die moeilijker in geld zijn uit te drukken. Denk aan een roosterwijziging die op meerdere plekken moet worden bijgewerkt of een bonnetje dat opnieuw moet worden opgevraagd. Zet daar alleen een bedrag tegenover als je dat zelf kunt onderbouwen.

Herken je dit beeld uit je eigen week, dan helpt van Excel en WhatsApp naar een personeelsapp om te bepalen welk onderdeel je als eerste samenbrengt.

Hoe vergelijk je prijzen van personeelsapps eerlijk?

Vergelijk prijzen altijd met hetzelfde aantal actieve medewerkers, dezelfde functies en dezelfde contractperiode. Zet daarnaast eenmalige kosten apart van maandelijkse kosten. Alleen dan zie je of twee aanbiedingen werkelijk vergelijkbaar zijn. Een lage instapprijs zegt weinig als functies die jij nodig hebt later als losse module worden berekend.

Maak voor iedere aanbieder dezelfde kleine rekensom. Gebruik daarbij je huidige teamgrootte én een realistische situatie waarin een paar medewerkers bijkomen.

Controleer in ieder geval deze gegevens:

1. Welk maandbedrag betaal je met je huidige aantal medewerkers?
2. Welke medewerkers tellen mee voor de prijs?
3. Welke functies zitten in dat bedrag?
4. Zijn er eenmalige kosten voor inrichting of overstappen?
5. Hoe verandert de prijs als je team groter of kleiner wordt?
6. Hoe lang zit je aan het abonnement vast?

Vergelijk daarna pas de totaalbedragen. Daardoor voorkom je dat je een vast maandbedrag naast een kale prijs per gebruiker zet terwijl daar verschillende functies in zitten.

Wanneer betaal je meer dan de basisprijs?

Je betaalt meer dan de basisprijs als het prijsmodel meegroeit met gebruikers, functies of extra diensten. Dat hoeft niet ongunstig te zijn, maar je moet vooraf weten welke grens de prijs verandert. Controleer daarom de definitie van een betaalde gebruiker, de prijs van extra modules en eventuele eenmalige kosten.

Dit is vooral belangrijk voor bedrijven met wisselende bezetting. Een horecabedrijf kan bijvoorbeeld andere aantallen actieve medewerkers hebben dan een zorgpraktijk met een klein, vast team.

Vraag daarom wat er gebeurt met iemand die tijdelijk niet werkt. Blijft die medewerker meetellen voor de factuur of kan het account op non-actief? Controleer ook of je later zonder extra kosten functies kunt aanzetten die je in het begin niet gebruikt.

Kijk daarnaast naar groei. Een prijs die bij je huidige team past, kan anders uitpakken zodra je mensen aanneemt. Andersom kan een prijs per actieve gebruiker gunstiger worden als je team tijdelijk kleiner wordt.

Je hoeft daarbij niet jaren vooruit te rekenen. Vergelijk je huidige team met één grotere en één kleinere situatie die bij jouw bedrijf daadwerkelijk kan voorkomen.

Wat kost MijnPloeg?

Bij MijnPloeg kost het abonnement €79 per maand tot en met 20 actieve gebruikers. Daarna geldt €3,95 per actieve gebruiker per maand. De prijs is exclusief 21% btw, alle standaardmodules zijn inbegrepen, er zijn geen opstartkosten en het abonnement is maandelijks opzegbaar.

Een actieve gebruiker is iedereen met een actief account: medewerkers, teamleiders en beheerders. Zet je een account op non-actief, bijvoorbeeld als iemand uit dienst gaat, dan telt het de maand daarna niet meer mee.

Modules kunnen per bedrijf aan of uit. Je hoeft dus niet alle onderdelen tegelijk in beeld te zetten om ze bij de prijs inbegrepen te hebben.

Deze bedragen zijn de prijs van MijnPloeg zelf, niet een marktgemiddelde voor personeelsapps. Voor een vergelijking met andere aanbieders moet je hun actuele prijs, gebruikersdefinitie, inbegrepen functies en contractvoorwaarden afzonderlijk controleren.

Aan de slag: wil je alleen de actuele prijsopbouw bekijken, ga dan naar de prijzen van MijnPloeg.