Hoeveel vakantiedagen heeft een medewerker recht op?

Wat is het wettelijk minimum aan vakantiedagen?

Een medewerker heeft per jaar recht op minimaal vier keer de overeengekomen arbeidsduur per week aan vakantie. Werk je 40 uur per week, dan is dat 160 vakantie-uren. Een cao of arbeidsovereenkomst kan meer geven, maar niet minder dan het wettelijke minimum (artikel 7:634 BW).

De wet rekent in feite met vakantie-uren. Dat is handiger dan dagen, omdat niet iedere medewerker evenveel uren per week of per werkdag werkt.

Illustratief rekenvoorbeeld:

Een medewerker met 160 vakantie-uren heeft dus niet automatisch in iedere situatie precies twintig vrije werkdagen. Dat hangt af van hoeveel uur hij normaal op een werkdag zou werken.

Kijk bij het vaststellen van het saldo daarom naar de contracturen én naar de afspraken die voor de medewerker gelden. Staat er in een cao of arbeidsovereenkomst een hoger aantal vakantie-uren, dan komen die uren boven op het wettelijke minimum.

Meer uitleg over verlof, uren en andere personeelszaken staat in de MijnPloeg-gids.

Hoe bereken je vakantiedagen bij een parttimer?

Voor een parttimer geldt dezelfde hoofdregel: vier keer de overeengekomen arbeidsduur per week. Iemand met een contract van 24 uur per week heeft daardoor over een volledig jaar minimaal 96 vakantie-uren. Reken ook bij parttimers daarom bij voorkeur in uren.

Stel dat een medewerker 24 uur per week werkt, verdeeld over maandag, dinsdag en donderdag. Iedere werkdag duurt acht uur.

Dan is de berekening:

24 contracturen × 4 = 96 wettelijke vakantie-uren per volledig jaar

Neemt de medewerker een hele werkweek vrij, dan kost dat 24 vakantie-uren. Neemt hij alleen de maandag vrij, dan kost dat acht uur.

Bij een medewerker met wisselende werkdagen is rekenen in uren nog belangrijker. Een vrije dag van vier uur hoort niet automatisch even zwaar op het vakantiesaldo te drukken als een geplande dienst van acht uur.

Voor een nulurencontract ligt de praktische berekening anders, omdat er geen vast aantal uren per week is afgesproken. Rijksoverheid geeft aan dat vakantie-uren dan over gewerkte uren worden opgebouwd en dat de precieze berekening in de cao of arbeidsovereenkomst kan staan (Rijksoverheid over nulurencontract, vakantiedagen en vakantiegeld). Werk je met oproepkrachten, lees dan ook oproepkrachten inroosteren.

Hoe bereken je vakantiedagen in uren?

Begin met het aantal overeengekomen uren per week en vermenigvuldig dat voor het wettelijke minimum met vier. Houd het opgebouwde en opgenomen verlof daarna ook in uren bij. Zo blijft de berekening bruikbaar bij parttimers, verschillende dienstlengtes en medewerkers met een afwijkend rooster.

Neem bijvoorbeeld een medewerker met 32 contracturen per week. Het wettelijke minimum over een volledig jaar is dan 128 uur.

Hoeveel uren je bij een verlofaanvraag afboekt, hangt af van de uren die de medewerker volgens zijn normale werkpatroon of rooster zou werken. Daardoor hoeft een vrije werkdag niet bij iedere medewerker hetzelfde aantal verlofuren te kosten.

Illustratief voorbeeld:

Leg de gebruikte rekenmethode vast en controleer je cao. Zeker bij wisselende roosters, jaarurensystemen of andere bijzondere afspraken kan de berekening anders uitpakken.

Vakantie-uren zijn iets anders dan de registratie van daadwerkelijk gewerkte uren. Meer daarover lees je in Is urenregistratie verplicht?.

Wat zijn bovenwettelijke vakantiedagen?

Bovenwettelijke vakantiedagen zijn vakantie-uren die een medewerker boven op het wettelijke minimum krijgt. Die extra uren kunnen bijvoorbeeld in een cao of arbeidsovereenkomst staan. Houd wettelijke en bovenwettelijke uren apart bij, omdat voor beide soorten niet altijd dezelfde regels gelden voor opname, verval, verjaring en uitbetaling.

Stel dat het wettelijke minimum voor een medewerker 160 uur is en de cao daarnaast 40 extra vakantie-uren geeft. Dan bestaat het saldo uit 160 wettelijke en 40 bovenwettelijke uren.

Die twee soorten uren op één hoop zetten maakt de administratie later lastiger. De termijnen verschillen namelijk. Niet-opgenomen wettelijke vakantie vervalt in beginsel een halfjaar na het kalenderjaar waarin die is opgebouwd: vakantie uit 2026 vervalt dus op 1 juli 2027. Bovenwettelijke vakantie verjaart pas vijf jaar na dat kalenderjaar.

Er zijn uitzonderingen. Kon een medewerker zijn wettelijke vakantie redelijkerwijs niet opnemen, bijvoorbeeld door ziekte of doordat de werkgever het in de weg stond, dan geldt de korte vervaltermijn niet en gaat ook daar een termijn van vijf jaar gelden. Een cao kan bovendien een langere vervaltermijn afspreken. De precieze regels, en de informatieplicht die je als werkgever hebt voordat dagen vervallen, staan in wanneer vervallen vakantiedagen?.

Mag een cao meer vakantiedagen geven?

Ja. Een cao kan medewerkers meer vakantiedagen geven dan het wettelijke minimum. Minder mag niet: van de wettelijke vakantiebepalingen kan niet ten nadele van de werknemer worden afgeweken. Controleer daarom naast het arbeidscontract altijd of voor je bedrijf een cao geldt.

Dat betekent dat alleen de wettelijke formule niet altijd genoeg is om het echte vakantiesaldo te bepalen.

Een medewerker met 32 uur per week heeft op basis van het wettelijke minimum 128 vakantie-uren per volledig jaar. Geeft de toepasselijke cao extra uren, dan moeten die aan het saldo worden toegevoegd.

Controleer bij iedere medewerker daarom:

1. hoeveel uur per week is overeengekomen;
2. welke cao eventueel van toepassing is;
3. hoeveel wettelijke vakantie-uren daaruit volgen;
4. welke extra afspraken over vakantie in de cao of arbeidsovereenkomst staan.

Leg ook vast welke uren wettelijk en welke bovenwettelijk zijn. Daarmee voorkom je dat later onduidelijk wordt welke regels op een deel van het saldo van toepassing zijn.

Hoe zit het met vakantiedagen bij in- of uitdiensttreding halverwege het jaar?

Heeft een medewerker slechts over een deel van het jaar recht op loon, dan ontstaat over dat deel een evenredige vakantieaanspraak. Een cao kan daarvan afwijken voor medewerkers van wie de arbeidsovereenkomst eindigt nadat die ten minste een maand heeft geduurd (artikel 7:634 BW).

Dat is preciezer dan simpelweg zeggen dat iemand "een half jaar heeft gewerkt". De wettelijke formulering kijkt naar de periode waarin de medewerker recht op loon heeft.

Illustratief voorbeeld: een medewerker heeft een arbeidsduur van 24 uur per week. Het wettelijke minimum voor een volledig jaar is dan 96 vakantie-uren.

Heeft die medewerker precies de helft van het jaar recht op loon onder de normale arbeidsduur, dan komt een eenvoudige evenredige berekening uit op:

96 uur × 1/2 = 48 vakantie-uren

Begint of eindigt een dienstverband midden in een maand of loonperiode, dan moet je nauwkeuriger rekenen. Laat de methode aansluiten op je salarisadministratie, arbeidsovereenkomst en eventuele cao.

Gaat de medewerker uit dienst met vakantie-uren die hij niet meer kan opnemen, dan worden die bij het einde van het dienstverband uitbetaald. Tijdens een lopend dienstverband is uitbetalen van wettelijke vakantie-uren juist niet de gewone route; voor bovenwettelijke uren kan dat wel, als beide partijen dat willen.

Moet je vakantiegeld apart uitbetalen?

Vakantiegeld en vakantiedagen zijn twee verschillende arbeidsvoorwaarden. De hoofdregel is dat een werknemer minimaal 8% vakantiegeld over het daarvoor meetellende loon ontvangt, maar daarop bestaan wettelijke uitzonderingen. De werkgever betaalt vakantiegeld minstens één keer per jaar; afspraken over het moment staan vaak in de arbeidsovereenkomst of cao (Rijksoverheid over de hoogte van vakantiegeld).

Vakantiedagen geven de medewerker recht op betaalde vrije tijd. Vakantiegeld, officieel vakantiebijslag, is een geldbedrag. Het ene vervangt het andere dus niet.

Rijksoverheid noemt 8% als hoofdregel, maar noemt ook uitzonderingen. Een cao kan bepalen dat er geen recht op vakantiegeld is, mits de medewerker dan ten minste 108% van het minimumloon ontvangt. En bij medewerkers die meer dan drie keer het minimumloon verdienen, mag je schriftelijk afspreken dat zij geen of minder vakantiegeld krijgen. Formuleer 8% daarom niet als een regel zonder uitzonderingen.

Vakantiegeld hoeft ook niet per se in mei te worden betaald. Mei en juni zijn gebruikelijk, maar de afspraken over de uitbetaling staan in de arbeidsovereenkomst of cao; de wet eist alleen dat je minimaal één keer per jaar uitbetaalt. Op de loonstrook staat hoeveel vakantiegeld de medewerker krijgt.

Hoe houd je vakantiedagen praktisch bij?

Houd vakantie bij voorkeur in uren bij en splits het saldo in wettelijke en bovenwettelijke uren. Noteer daarnaast het opbouwjaar, opgenomen verlof en eventuele correcties. Zo kun je een verlofaanvraag controleren zonder eerst oude roosters en loonstroken door te zoeken en zie je welk deel van het saldo uit welk jaar komt.

Een eenvoudige verlofadministratie bevat bijvoorbeeld:

Voor een klein team kan een spreadsheet werken, zolang één bestand leidend is en iemand het consequent bijhoudt. Problemen ontstaan vooral wanneer een aanvraag in WhatsApp staat, het saldo in Excel en het rooster weer ergens anders. Hoe je verlof en beschikbaarheid meeneemt in je planning, lees je in hoe maak je een personeelsrooster?.

In MijnPloeg kunnen medewerkers verlof aanvragen en kan een verantwoordelijke de aanvraag beoordelen. De verlofmodule zit bij de standaardmodules. Meer daarover staat op de pagina met functies van MijnPloeg.

Aan de slag

Controleer per medewerker de contracturen, de cao en de arbeidsovereenkomst. Zet het vakantiesaldo daarna in uren uiteen in wettelijk en bovenwettelijk verlof. Dan heb je één uitgangspunt voor aanvragen, opgenomen verlof en het resterende saldo.