Wanneer vervallen wettelijke vakantiedagen?
Wettelijke vakantiedagen vervallen in beginsel een half jaar na het kalenderjaar waarin de medewerker ze heeft opgebouwd. Dagen die in 2026 zijn opgebouwd, vervallen dus op 1 juli 2027. De wet maakt daarop één uitzondering: de termijn geldt niet als de medewerker redelijkerwijs niet in staat is geweest vakantie op te nemen (artikel 7:640a BW).
Het gaat hier alleen om de wettelijke vakantiedagen. Dat zijn de vakantiedagen waarop iedere medewerker minimaal recht heeft. Hoeveel dat er zijn, hangt af van het aantal uren dat iemand werkt. Dat staat verder uitgelegd in Hoeveel vakantiedagen heeft een medewerker recht op?.
Voor je administratie is het opbouwjaar daarom belangrijk. Alleen een totaalsaldo zoals '84 uur verlof' is niet genoeg als daarin vakantie-uren uit verschillende jaren zitten. Die uren kunnen immers op verschillende momenten vervallen of verjaren.
Een eenvoudig overzicht ziet er bijvoorbeeld zo uit:
| Soort vakantie-uren | Opgebouwd in | Hoofdregel |
|---|---|---|
| Wettelijk | 2026 | Vervalt in beginsel op 1 juli 2027 |
| Bovenwettelijk | 2026 | Verjaart in beginsel vijf jaar na het opbouwjaar |
Een ruimere afspraak in een cao of arbeidsovereenkomst kan gunstiger zijn voor de medewerker. Van de zesmaandstermijn mag namelijk bij schriftelijke overeenkomst worden afgeweken, maar alleen ten gunste van de medewerker. Controleer daarom altijd je eigen cao voordat je vakantie-uren uit de administratie verwijdert.
Wanneer verjaren bovenwettelijke vakantiedagen?
Bovenwettelijke vakantiedagen zijn de extra vakantie-uren boven het wettelijke minimum. Hiervoor geldt in beginsel een verjaringstermijn van vijf jaar na de laatste dag van het kalenderjaar waarin de aanspraak is ontstaan. Daardoor blijven ze meestal veel langer staan dan wettelijke dagen (artikel 7:642 BW).
Stel dat een medewerker in 2026 bovenwettelijke vakantie-uren opbouwt. Volgens de hoofdregel tel je vijf jaar vanaf het einde van dat kalenderjaar. De administratie moet dus duidelijk maken dat die uren uit 2026 komen.
Dat onderscheid is belangrijk omdat één medewerker tegelijkertijd verschillende soorten saldo kan hebben. Bijvoorbeeld wettelijke uren van vorig jaar, wettelijke uren van dit jaar en bovenwettelijke uren uit meerdere jaren.
Zet daarom per saldo minimaal vast:
- of de uren wettelijk of bovenwettelijk zijn;
- in welk kalenderjaar ze zijn opgebouwd;
- hoeveel daarvan nog over is;
- welke verval- of verjaringstermijn je gebruikt.
Gebruik niet automatisch dezelfde vervaldatum voor alle vakantie-uren. Juist het verschil tussen wettelijke en bovenwettelijke uren bepaalt hoe lang een medewerker er aanspraak op kan houden.
Wat als de medewerker de vakantiedagen niet kon opnemen?
De gewone vervaltermijn voor wettelijke vakantiedagen geldt niet als een medewerker redelijkerwijs niet in staat was die vakantie op te nemen. Rijksoverheid noemt bijvoorbeeld ernstige belemmeringen door ziekte of een werkgever die het opnemen van voldoende vakantie onmogelijk maakte. In dat geval geldt de termijn van vijf jaar (Rijksoverheid over vakantiedagen opnemen).
Alleen ziek zijn betekent overigens niet automatisch dat vakantie-uren langer geldig blijven; de omstandigheden zijn bepalend. Een medewerker die ziek is, kan in bepaalde situaties nog steeds vakantie opnemen. Je kunt daarom niet voor iedere ziekmelding dezelfde regel gebruiken.
Ook gedrag van de werkgever telt mee. Als iemand structureel geen reële mogelijkheid krijgt om vakantie te nemen, kun je niet zonder meer aannemen dat het saldo op de normale vervaldatum verdwijnt.
Bij twijfel is het verstandig om eerst vast te leggen:
- welke vakantie-uren nog openstaan;
- wanneer die uren zijn opgebouwd;
- of de medewerker daadwerkelijk vakantie kon opnemen;
- welke communicatie daarover heeft plaatsgevonden.
Leg een uitzonderingssituatie ook vast in je verlofadministratie. Achteraf alleen constateren dat 'het systeem de uren heeft laten vervallen' is geen goede onderbouwing als er discussie ontstaat.
Moet je medewerkers waarschuwen voordat vakantiedagen vervallen?
Ja. Het Hof van Justitie van de Europese Unie oordeelde dat wettelijke vakantiedagen alleen vervallen als de werkgever kan bewijzen dat hij de medewerker concreet in staat heeft gesteld vakantie op te nemen en hem tijdig en nauwkeurig heeft geïnformeerd dat niet-opgenomen dagen verloren gaan (HvJ EU, zaak C-684/16).
Alleen een vervaldatum in je administratie zetten is dus niet genoeg. Je hoeft een medewerker niet te dwingen zijn vakantiedagen op te nemen, maar je moet hem zo nodig wel aansporen dat te doen. De werkgever moet er concreet en transparant voor zorgen dat de medewerker daadwerkelijk de mogelijkheid heeft om vakantie te nemen.
Daarbij hoort tijdige informatie. De medewerker moet nog voldoende gelegenheid hebben om de dagen daadwerkelijk op te nemen voordat ze zouden vervallen. Een waarschuwing nadat de termijn al voorbij is, bereikt dat doel niet.
Ook de bewijslast is belangrijk. Die ligt bij de werkgever. Kun je niet aantonen dat je de medewerker goed hebt geïnformeerd en gelegenheid hebt gegeven om vakantie op te nemen, dan kunnen wettelijke dagen niet zonder meer als vervallen worden behandeld.
De Hoge Raad heeft deze zorg- en informatieplicht ook in een Nederlandse zaak toegepast. Het ging om een medewerker met ruim tweehonderd niet-opgenomen vakantiedagen uit de jaren 2005 tot 2020. De Hoge Raad oordeelde dat het EU-recht zich verzet tegen een nationale regeling waarbij vakantie na vijf jaar verjaart als de werkgever de medewerker niet daadwerkelijk in staat heeft gesteld die vakantie op te nemen (Hoge Raad 23 juni 2023, ECLI:NL:HR:2023:955).
Een praktische werkwijze is daarom om ruim vóór 1 juli te controleren wie nog wettelijke uren uit het vorige kalenderjaar heeft. Informeer die medewerkers afzonderlijk over hun saldo, de mogelijke vervaldatum en de mogelijkheid om de uren nog op te nemen.
Bewaar die communicatie bij je verlofadministratie. Daarmee registreer je niet alleen het saldo, maar ook wat je hebt gedaan voordat je dagen als vervallen verwerkt.
Wat gebeurt er met vakantiedagen bij uitdiensttreding?
Heeft een medewerker aan het einde van zijn arbeidsovereenkomst nog vakantie-uren over die hij niet meer opneemt, dan worden die uren uitbetaald. Wettelijke vakantie-uren mogen tijdens het dienstverband normaal niet worden afgekocht, maar aan het einde van het contract mag dat wel. Bovenwettelijke uren mag een medewerker ook tussentijds laten afkopen.
Rijksoverheid maakt daarnaast onderscheid tussen uitbetalen en meenemen naar een volgende werkgever. Resterende wettelijke vakantie-uren kunnen bij een nieuwe werkgever worden opgenomen; die betaalt daar dan geen loon over uit.
De oorspronkelijke vervaldatum blijft daarbij hetzelfde. Een wettelijk vakantie-uur uit 2026 krijgt dus niet ineens een nieuwe vervaldatum omdat de medewerker in 2027 van baan wisselt.
De oude werkgever geeft daarvoor een verklaring mee waarin staat hoeveel vakantie-uren de medewerker nog over heeft. Of bovenwettelijke uren eveneens kunnen worden meegenomen, hangt af van de nieuwe werkgever.
Controleer bij uitdiensttreding daarom niet alleen het totaalsaldo. Splits het uit naar soort en opbouwjaar voordat je de eindafrekening maakt.
Kun je vervallen vakantiedagen alsnog herstellen?
Als vakantiedagen rechtsgeldig zijn vervallen, ontstaan ze niet automatisch opnieuw wanneer een medewerker daar later om vraagt. Maar als de werkgever niet aan de voorwaarden voor verval heeft voldaan, kan blijken dat wettelijke vakantiedagen juridisch helemaal niet verloren zijn gegaan. Vooral de informatieplicht en de mogelijkheid om daadwerkelijk vakantie op te nemen zijn daarbij belangrijk.
Dat maakt een automatische actie als 'alle oude uren op 1 juli op nul zetten' riskant. De kalenderdatum alleen vertelt niet of aan alle voorwaarden voor verval is voldaan.
Ontstaat er discussie, controleer dan eerst:
- uit welk jaar de vakantie-uren komen;
- of het wettelijke of bovenwettelijke uren zijn;
- wanneer de medewerker over het saldo is geïnformeerd;
- of hij daadwerkelijk gelegenheid had de vakantie op te nemen;
- of er omstandigheden waren waardoor opnemen redelijkerwijs niet mogelijk was.
De vijfjarige verjaring verdient daarbij extra aandacht. Uit de uitspraak van de Hoge Raad volgt dat ook bij die termijn geldt dat de werkgever aan zijn zorg- en informatieplicht moet hebben voldaan om zich er met succes op te beroepen. Behandel 'na vijf jaar is alles altijd weg' daarom niet als een veilige algemene regel voor wettelijke vakantie.
Gaat het om een concreet geschil over een oud verlofsaldo, dan is juridisch advies verstandiger dan achteraf zelf een algemene vervalregel toepassen.
Hoe houd je vervallende vakantiedagen bij?
Houd wettelijke en bovenwettelijke vakantie-uren apart en registreer per saldo het opbouwjaar. Leg daarnaast vast welke verval- of verjaringstermijn geldt en wanneer je de medewerker hebt geïnformeerd. Zo kun je later reconstrueren waarom uren nog openstaan of juist zijn vervallen, in plaats van alleen één totaalsaldo te bewaren.
Kies zelf een vast controlemoment ruim vóór 1 juli. Dat is geen aparte wettelijke controledatum, maar een praktische manier om medewerkers nog voldoende tijd te geven hun resterende wettelijke dagen uit het voorgaande jaar op te nemen.
Leg per medewerker minimaal vast:
| Gegeven | Waarom je het nodig hebt |
|---|---|
| Wettelijk of bovenwettelijk | De termijnen verschillen |
| Opbouwjaar | Bepaalt vanaf wanneer je rekent |
| Oorspronkelijk saldo | Maakt de berekening controleerbaar |
| Opgenomen uren | Laat zien wat nog resteert |
| Resterende uren | Nodig voor medewerker en planning |
| Mogelijke verval- of verjaringsdatum | Voorkomt dat verschillende jaren door elkaar lopen |
| Datum van informeren | Belangrijk voor de informatieplicht |
| Bijzonderheden | Bijvoorbeeld als opnemen redelijkerwijs niet mogelijk was |
Ook als je dit in Excel bijhoudt, moeten deze gegevens van elkaar te onderscheiden zijn. Bij meerdere medewerkers en meerdere opbouwjaren wordt één verlofsaldo al snel lastig te controleren.
MijnPloeg heeft een verlofmodule waarin medewerkers verlof kunnen aanvragen en waarin je aanvragen centraal verwerkt. Meer over de beschikbare onderdelen staat bij functies.
Voor de wettelijke opbouw van vakantiedagen lees je Hoeveel vakantiedagen heeft een medewerker recht op?. Meer artikelen over verlof, uren en personeelsadministratie staan in de MijnPloeg-gids. Voor de regels rond het vastleggen van werktijd kun je ook Is urenregistratie verplicht? lezen.