Is urenregistratie verplicht? Wat de wet van je vraagt

Is urenregistratie verplicht voor werkgevers?

Ja. Als werkgever moet je een deugdelijke registratie bijhouden van de arbeids- en rusttijden van medewerkers. Met die registratie moet gecontroleerd kunnen worden of je de Arbeidstijdenwet naleeft. Voor de meeste werkgevers schrijft de wet niet voor welk systeem je daarvoor gebruikt. Het gaat erom dat de feitelijk gewerkte tijden controleerbaar zijn (Arbeidstijdenwet artikel 4:3).

Een rooster en een urenregistratie zijn niet automatisch hetzelfde. In een rooster staat wanneer iemand gepland staat. Voor de wettelijke registratie moet duidelijk zijn wanneer iemand feitelijk heeft gewerkt en gerust.

Bij een vast rooster kan dat eenvoudig zijn. Liggen begin- en eindtijden en pauzes vast in een afgesproken rooster en is dat ook het feitelijk gewerkte rooster, dan kan dat rooster volgens de Nederlandse Arbeidsinspectie als registratie dienen. Overwerk en andere afwijkingen noteer je apart. Worden die afwijkingen niet bijgehouden, dan is de registratie niet deugdelijk (Werkinstructie Arbeidstijdenwet).

Je hoeft dus niet automatisch een aparte prikklok of urenapp aan te schaffen. Je moet wel een administratie hebben waarmee de werkelijk gewerkte tijden voldoende zijn te reconstrueren.

Meer praktische uitleg over personeel en planning vind je in de MijnPloeg-gids.

Welke uren moet je als werkgever registreren?

Je registratie moet herleidbaar zijn tot een individuele medewerker en duidelijk genoeg om de feitelijke arbeids- en rusttijden te kunnen controleren. Concreet moet je beschikken over de feitelijke begin- en eindtijden van de werkzaamheden en over het totaal aan pauze per dienst.

Alleen het totaal aantal gewerkte uren per dag kan daarom onvoldoende zijn: dan is niet meer zichtbaar wanneer iemand werkte en rustte.

Stel dat je een medewerker van 09.00 tot 17.00 uur inroostert. In werkelijkheid begint hij om 08.30 uur en werkt hij tot 17.30 uur door. Laat je alleen de oorspronkelijke planning staan, dan ontbreken die afwijkingen in je registratie.

Hetzelfde speelt bij geruilde diensten. Als Lisa voor dinsdag staat ingepland maar Sam de dienst uiteindelijk overneemt, moet uit de administratie blijken wie daadwerkelijk heeft gewerkt.

Ontbreekt een deel van de registratie, dan kijkt de Arbeidsinspectie of de arbeids- en rusttijden op een andere manier te controleren zijn. De werkinstructie noemt onder meer openingstijden, werkroosters, (over)werkbriefjes, facturen, loonstroken, poortregistratie, prikklokkaarten en verklaringen van medewerkers en werkgever.

Dat betekent niet dat je al die gegevens naast elkaar moet bijhouden. Eén duidelijke registratie is juist praktischer. Andere gegevens kunnen relevant worden wanneer een deel van de registratie ontbreekt of wanneer een inspecteur controleert of de vastgelegde tijden kloppen.

Urenregistratie is daarnaast iets anders dan verlofregistratie. Voor vakantiedagen gelden eigen regels. Lees daarvoor hoeveel vakantiedagen een medewerker heeft en wanneer vakantiedagen vervallen.

Geldt urenregistratie voor iedere medewerker?

De Arbeidstijdenwet geldt in beginsel voor mensen die voor een werkgever werken, en Rijksoverheid noemt daarbij uitdrukkelijk stagiairs, uitzendkrachten en gedetacheerden. Er bestaan wel uitzonderingen. Zo geldt de wet in beginsel niet voor medewerkers die drie keer het minimumloon of meer verdienen, behalve wanneer zij nachtdiensten draaien of gevaarlijk werk doen (Rijksoverheid over de Arbeidstijdenwet).

Een oproepkracht valt dus niet buiten de registratie omdat het aantal uren iedere week verschilt. Juist bij wisselende diensten is het belangrijk dat de feitelijk gewerkte tijden goed uit de administratie zijn af te leiden. Hoe je die diensten plant, staat in oproepkrachten inroosteren.

Voor medewerkers onder de 18 gelden daarnaast aparte regels voor arbeids- en rusttijden. In sommige beroepen en sectoren bevat het Arbeidstijdenbesluit aanvullingen of afwijkingen.

Trek daarom niet de algemene conclusie dat iedere werknemer onder exact dezelfde regels valt. Werk je onder een cao, controleer die dan ook. Een cao kan aanvullende afspraken bevatten over werktijden en roosters.

Hoe nauwkeurig moet je gewerkte uren bijhouden?

De registratie hoeft niet voor iedere werkgever in dezelfde vorm te worden bijgehouden. Wel moet zij voldoende nauwkeurig zijn om de arbeids- en rusttijden te controleren. Bij wisselende diensten moeten de feitelijke tijden aan individuele medewerkers gekoppeld kunnen worden. Bij een vast rooster kan het rooster volstaan, zolang je overwerk en andere afwijkingen apart registreert.

Alleen opschrijven dat iemand op maandag acht uur heeft gewerkt, is daarom niet altijd voldoende. Daaruit blijkt niet wanneer die medewerker begon, stopte en pauze hield.

Dat onderscheid is nodig omdat de Arbeidstijdenwet niet alleen gaat over hoeveel uur iemand in totaal werkt. Ook het moment waarop iemand werkt en de rust tussen werkzaamheden zijn relevant.

Bij een vast rooster is de administratie eenvoudiger. Werkt iemand iedere dag precies volgens het vastgelegde patroon, dan hoef je dezelfde tijden niet nogmaals in een tweede bestand te zetten. Je moet afwijkingen wel bijhouden.

Spreek daarom intern af wat de definitieve registratie is. Dan voorkom je dat het rooster één versie bevat, de groepsapp een tweede en een stapel urenbriefjes een derde.

Mag je uren bijhouden in Excel of op papier?

Ja. De wijze waarop je de gegevens registreert is vormvrij. Je kunt een rooster, Excel-bestand, werkbriefjes of een ander systeem gebruiken, zolang de registratie deugdelijk is en de feitelijke tijden per medewerker kunnen worden gecontroleerd. Die vormvrijheid kent wel uitzonderingen voor bepaalde sectoren.

Voor de arbeidstijdenregistratie in de mijnbouw en de vervoerssector zijn namelijk bij algemene maatregel van bestuur specifieke eisen aan het registratiesysteem gesteld. Valt je bedrijf daaronder, controleer die eisen dan apart.

Excel is juridisch dus niet automatisch een probleem. Papier evenmin. Het praktische risico ontstaat wanneer wijzigingen op verschillende plekken terechtkomen.

Een medewerker ruilt bijvoorbeeld een dienst via WhatsApp. Een collega schrijft overwerk op papier. Het oorspronkelijke Excel-rooster blijft ongewijzigd.

Aan het einde van de maand heb je dan drie versies van dezelfde werkweek. Dat maakt het moeilijker om te bepalen welke tijden werkelijk zijn gewerkt. Hoe je een Excel-rooster zo opzet dat er één actuele versie blijft, lees je in rooster maken in Excel.

Kies daarom één administratie als definitieve bron. Verwerk daar wijzigingen, overwerk en geruilde diensten in. Andere middelen kun je gebruiken om iets door te geven, maar laat ze niet allemaal naast elkaar als eindregistratie bestaan.

Hoe lang moet je een urenregistratie bewaren?

De gegevens die betrekking hebben op de registratie van arbeids- en rusttijden moet je minimaal 52 weken bewaren. Deze termijn geldt voor deze specifieke arbeidstijdenregistratie; voor andere onderdelen van je personeels- of loonadministratie kunnen andere bewaartermijnen gelden (Arbeidstijdenbesluit artikel 3.2:1).

Die 52 weken zijn dus geen algemene bewaartermijn voor je volledige personeelsdossier.

Het kan voorkomen dat dezelfde gegevens ook onderdeel zijn van een andere administratie waarvoor een andere bewaartermijn geldt. Verwijder een bestand daarom niet automatisch zodra de 52 weken voorbij zijn.

Kijk eerst waarom je het document nog bewaart en welke regels voor dat doel gelden. Zo voorkom je dat je een fiscaal of administratief relevant document te vroeg verwijdert.

Andersom is alles onbeperkt bewaren ook geen goed uitgangspunt. Persoonsgegevens moet je niet langer bewaren dan nodig is voor het doel waarvoor je ze gebruikt.

De wet schrijft overigens geen bewaarplaats voor. De registratie mag op de vestiging liggen, maar ook bij je boekhouder of thuis.

Wat kan er gebeuren als je geen goede urenregistratie hebt?

De Nederlandse Arbeidsinspectie kan optreden wanneer je geen deugdelijke registratie van arbeids- en rusttijden hebt. Voor een overtreding van artikel 4:3 van de Arbeidstijdenwet geldt een boetenormbedrag van € 10.000. Of het bij een waarschuwing blijft of direct een boeterapport volgt, hangt af van de situatie en van de beleidsregel die de Arbeidsinspectie daarvoor gebruikt (Nederlandse Arbeidsinspectie over boetes Arbeidstijdenwet).

Bij een inspectie kijkt de Arbeidsinspectie niet alleen of er überhaupt een administratie is. Van belang is of daarmee daadwerkelijk kan worden gecontroleerd wanneer individuele medewerkers hebben gewerkt en gerust. Zijn gegevens vóór het einde van de termijn van 52 weken weggegooid, dan is toezicht op naleving niet mogelijk.

Als een deel van je registratie ontbreekt, kan de Arbeidsinspectie ook andere gegevens bekijken, zoals roosters, werkbriefjes, loonstroken, facturen, prikklokgegevens en verklaringen.

Een verzameling losse documenten kan dus informatie opleveren, maar dat maakt een goede centrale registratie niet overbodig.

Hoe houd je uren bij zonder dubbel werk?

Kies één plek waarin uiteindelijk staat wat iedere medewerker werkelijk heeft gewerkt. Gebruik een vast rooster als registratie wanneer er daadwerkelijk volgens dat rooster wordt gewerkt en noteer alleen de afwijkingen apart. Bij wisselende diensten registreer je de feitelijke tijden. Spreek daarnaast af wie ruilingen, overwerk en andere wijzigingen verwerkt.

Een eenvoudige werkwijze bestaat uit vijf stappen:

1. Maak het rooster op één vaste plek.
2. Laat een wijziging of ruiling direct doorgeven.
3. Verwerk overwerk en andere afwijkingen in de definitieve registratie.
4. Controleer regelmatig of de registratie overeenkomt met wat werkelijk is gewerkt.
5. Bewaar de gegevens minimaal zolang als voor de arbeidstijdenregistratie verplicht is.

Voor een team met vaste diensten kan dit vrij beperkt blijven. Werkt iedereen zoals gepland, dan kan het rooster zelf een belangrijk deel van de registratie vormen.

Bij wisselende diensten verandert er vaker iets. Een medewerker begint eerder, iemand ruilt een avond of een dienst loopt uit. Hoe langer zulke wijzigingen alleen in losse berichten blijven staan, hoe lastiger de administratie achteraf wordt.

MijnPloeg heeft een roostermodule en andere personeelsfuncties. Urenregistratie is nog niet live en wordt op dit moment als Binnenkort aangeboden. Gebruik MijnPloeg daarom nog niet als vervanging voor je huidige urenregistratie.

Aan de slag

Pak één recente werkweek. Controleer of je per medewerker kunt terugvinden wanneer diegene werkelijk werkte en welke afwijkingen er waren. Moet je daarvoor verschillende roosters, appjes en briefjes combineren, spreek dan één vaste registratie af en bepaal wie wijzigingen daarin verwerkt.