Vergelijking

Personeelsapp of HR-systeem: wat past bij een bedrijf van 5 tot 100 medewerkers?

Een personeelsapp en een HR-systeem regelen allebei personeelszaken, maar ze beginnen op een ander punt. Een personeelsapp richt zich vooral op het dagelijkse werk rond je team. Een HR-systeem kan veel verder gaan. Voor een bedrijf met 5 tot 100 medewerkers is vooral belangrijk welke taken je echt wilt regelen.

Waarin verschillen een personeelsapp en een HR-systeem concreet?

Het verschil wordt duidelijker als je kijkt naar het gebruik in de praktijk. MijnPloeg is gemaakt als personeelsapp voor bedrijven met 5 tot 100 medewerkers. Bij een HR-systeem hangt de inrichting sterk af van de leverancier en het type organisatie waarvoor het systeem bedoeld is. Vergelijk daarom de concrete offerte en functies, niet alleen het etiket.

Bij MijnPloeg zitten de standaardmodules bij de prijs inbegrepen. Je kunt modules per bedrijf aan- of uitzetten. Zo hoeft een medewerker geen onderdelen te zien die binnen jouw bedrijf niet worden gebruikt. MijnPloeg werkt daarnaast als webapp: medewerkers hoeven niets uit een appstore te installeren en openen de app via hun telefoon of computer.

Wanneer is een personeelsapp genoeg?

Een personeelsapp is vaak voldoende als je vooral het dagelijkse geregel rond een klein of middelgroot team wilt centraliseren. Denk aan roosters publiceren, verlof verwerken, bonnetjes en declaraties verzamelen, documenten delen en medewerkers informeren. Je hoeft dan niet meteen processen in te richten die binnen je bedrijf nauwelijks voorkomen.

Dat past bijvoorbeeld bij een restaurant waar de bedrijfsleider zelf het weekrooster maakt. Of bij een installatiebedrijf waarin medewerkers vooral moeten weten waar ze werken en documenten moeten kunnen terugvinden. Hetzelfde geldt voor een winkel of zorgpraktijk met een kleine vaste bezetting: als één persoon de personeelszaken beheert, is eenvoud vaak belangrijker dan het aantal mogelijke instellingen.

Een personeelsapp wordt minder passend zodra je probeert er processen in onder te brengen waarvoor hij niet gemaakt is. Maak daarom vooraf een korte lijst van taken die het systeem vanaf dag één moet ondersteunen. Dat zegt meer dan een lange functielijst van een leverancier.

Kun je later overstappen?

Ja, je kunt later van personeelsapp naar HR-systeem of andersom overstappen, maar de hoeveelheid werk hangt af van de gegevens die je hebt opgebouwd en de exportmogelijkheden van beide systemen. Controleer daarom vóór je kiest welke gegevens je kunt meenemen en in welk formaat. Wacht daar niet mee tot het moment waarop je wilt vertrekken.

Denk daarbij aan medewerkergegevens, documenten, verlofsaldi, roosterhistorie en andere gegevens die je later nog nodig kunt hebben. Niet ieder onderdeel hoeft noodzakelijkerwijs naar het nieuwe systeem mee.

Vraag vóór aanschaf daarom concreet hoe je je gegevens terugkrijgt wanneer je opzegt. Een antwoord als "je data blijft van jou" zegt minder dan een overzicht van welke gegevens daadwerkelijk te exporteren zijn.

Bij MijnPloeg is het abonnement maandelijks opzegbaar en kun je medewerkers, verlof, rooster en documenten als CSV exporteren. Je neemt je gegevens dus mee in een formaat dat andere systemen kunnen inlezen.