Vergelijking
Personeelsapp of losse roosterapp: wat past bij je bedrijf?
Een roosterapp kan precies genoeg zijn als je alleen diensten wilt plannen. Maar zodra verlof, declaraties en documenten ook via losse bestanden en apps lopen, wordt de vergelijking breder. Hier zie je waar beide categorieën in verschillen en welke keuze bij je huidige werkwijze past.
Wat is het verschil tussen een personeelsapp en een losse roosterapp?
Een roosterapp richt zich vooral op diensten plannen en zichtbaar maken. Een personeelsapp combineert het rooster met andere personeelszaken, zoals verlof, declaraties en documenten. Het belangrijkste verschil is dus niet hoe je een dienst inplant, maar hoeveel losse administratie je daarnaast nog ergens anders moet bijhouden.
Heb je vooral moeite met het weekrooster? Dan kan een losse roosterapp precies genoeg zijn. Je hoeft niet méér functies te gebruiken omdat ze bestaan.
Het verschil wordt groter als verlofaanvragen via WhatsApp binnenkomen, bonnetjes in je mailbox staan en personeelsdocumenten in aparte mappen liggen. Je hebt dan niet alleen een planningsvraag. Je hebt meerdere stukken personeelsadministratie die met dezelfde medewerkers te maken hebben.
Lees ook wat een personeelsapp precies is als je eerst de categorieën uit elkaar wilt houden.
Waarin verschillen een personeelsapp en een roosterapp concreet?
Een personeelsapp bestrijkt meerdere onderdelen van de dagelijkse personeelsadministratie. Een roosterapp heeft een smaller doel: medewerkers en diensten plannen. Wat een specifieke roosterapp daarnaast kan, verschilt per aanbieder. Kijk daarom niet alleen naar het roosterscherm, maar ook naar wat je ná het maken van het rooster nog apart moet regelen.
| Onderdeel | MijnPloeg als personeelsapp | Losse roosterapp |
|---|---|---|
| Functiebreedte | Roosters plus onder meer verlof, declaraties, documenten, nieuws, checklists en onboarding | Gericht op roosters; aanvullende functies verschillen per aanbieder |
| Doelgroep | Nederlandse bedrijven met ongeveer 5 tot 100 medewerkers | Verschilt per aanbieder en type planning |
| Tijd tot ingebruikname | De meeste bedrijven zijn binnen een dag operationeel | Hangt af van de aanbieder en inrichting |
| Contractvorm | Maandelijks opzegbaar | Verschilt per aanbieder |
| Prijsmodel | €79 per maand t/m 20 actieve gebruikers, daarna €3,95 per actieve gebruiker per maand, exclusief 21% btw | Verschilt per aanbieder |
| Wie beheert het? | Bedrijf zet zelf modules aan of uit en beheert medewerkers | Hangt af van de gekozen roosterapp |
| Waar staat de data? | MijnPloeg verwerkt data binnen de EU, in Frankfurt | Verschilt per aanbieder |
Bij MijnPloeg hoef je niet alle beschikbare onderdelen te gebruiken. Je kunt bijvoorbeeld beginnen met alleen Roosters en Verlof en andere modules uit laten staan. Alle standaardmodules zitten wel bij dezelfde prijs inbegrepen.
Wanneer is een losse roosterapp genoeg?
Een losse roosterapp kan genoeg zijn als je vrijwel alleen diensten wilt plannen en de rest van je personeelsadministratie al goed geregeld is. Denk aan een bedrijf waar verlof zelden verandert, declaraties nauwelijks voorkomen en personeelsdocumenten elders bewust worden beheerd. Dan hoeft een bredere personeelsapp weinig toe te voegen.
Stel dat je iedere vrijdag het rooster voor de volgende week maakt. Medewerkers hoeven alleen te zien wanneer ze werken en misschien een dienst te ruilen. Verlof wordt maar enkele keren per jaar aangevraagd en je boekhouder regelt de overige administratie.
Dan is het logisch om eerst naar een roosterapp te kijken. Een smaller programma kan overzichtelijker zijn wanneer je daadwerkelijk maar één taak wilt regelen.
Let vooral op wat je niet nodig hebt. Extra functies hebben weinig waarde als je ze vervolgens niet gebruikt.
Wanneer heb je meer nodig dan alleen een roosterapp?
Je hebt meer nodig zodra het rooster onderdeel wordt van meerdere terugkerende personeelszaken. Bijvoorbeeld wanneer beschikbaarheid, verlof, documenten en declaraties allemaal invloed hebben op dezelfde medewerkers. Een roosterapp kan het planningsprobleem dan regelen, terwijl je voor de andere taken aparte bestanden, berichten of apps blijft gebruiken.
Een verlofaanvraag is een eenvoudig voorbeeld. Een medewerker vraagt een vrije dag aan. Die datum heeft invloed op het rooster en moet mogelijk ook in een aparte verlofregistratie worden verwerkt.
Hetzelfde gebeurt bij een nieuwe medewerker. Je voegt iemand toe aan het rooster, maar moet daarnaast documenten delen, gegevens vastleggen en misschien een checklist voor de eerste werkdagen afwerken.
Hoe vaker je dezelfde medewerker op verschillende plekken opnieuw moet opzoeken of invoeren, hoe relevanter een bredere personeelsapp wordt.
Welke informatie houd je dubbel bij met losse tools?
Bij losse apps ontstaat dubbel werk vooral wanneer dezelfde verandering op meerdere plekken moet worden bijgewerkt. Een nieuwe medewerker kan bijvoorbeeld in je rooster, documentenmap en verlofoverzicht terugkomen. Een vertrekkende medewerker moet vervolgens ook weer op meerdere plekken worden aangepast of verwijderd. Dat hoeft geen probleem te zijn, zolang je overzicht houdt.
Een veelgebruikte combinatie kan er bijvoorbeeld zo uitzien:
| Personeelszaak | Waar je het apart kunt bijhouden |
|---|---|
| Diensten | Roosterapp |
| Verlof | Spreadsheet of apart programma |
| Declaraties | E-mail, boekhoudpakket of map |
| Personeelsdocumenten | Cloudmap |
| Mededelingen | Groepsapp of e-mail |
| Onboarding | Document of checklist |
Geen van die losse onderdelen hoeft op zichzelf verkeerd te werken. Het risico zit in de overdracht tussen die plekken.
Als iemand verlof krijgt maar het rooster niet wordt aangepast, heb je twee correcte registraties die samen toch een fout opleveren. Hetzelfde geldt wanneer een medewerker uit dienst gaat maar nog ergens toegang houdt omdat één lijst niet is bijgewerkt.
Wat kost het om losse tools te combineren?
De kosten van losse apps kun je alleen eerlijk vergelijken met je eigen abonnementen en werkwijze. Er bestaat geen vast bedrag voor een combinatie van rooster, verlof, documenten en declaraties. Tel daarom de maandprijzen op en neem ook eventuele opstartkosten en betaalde uitbreidingen mee. Reken tijd alleen mee als eigen rekenvoorbeeld, niet als gegarandeerde besparing.
Je kunt daarvoor deze eenvoudige tabel invullen:
| Onderdeel | Jouw kosten per maand |
|---|---|
| Roosterapp | € ___ |
| Verlofregistratie | € ___ |
| Declaraties | € ___ |
| Documentenopslag | € ___ |
| Andere personeelsapp | € ___ |
| Totaal | € ___ |
Controleer daarna ook de contractvoorwaarden. Kijk bijvoorbeeld of je per medewerker betaalt, een minimumaantal gebruikers afneemt of bepaalde functies apart moet bijkopen.
MijnPloeg kost €79 per maand tot en met 20 actieve gebruikers. Vanaf meer dan 20 actieve gebruikers betaal je €3,95 per actieve gebruiker per maand. De bedragen zijn exclusief 21% btw. Alle standaardmodules zijn inbegrepen, er zijn geen opstartkosten en het abonnement is maandelijks opzegbaar.
Wil je de prijs verder uitrekenen, lees dan wat een personeelsapp kost.
Wanneer is een personeelsapp handiger dan een losse roosterapp?
Een personeelsapp ligt meer voor de hand wanneer dezelfde medewerkers terugkomen in meerdere administratieve taken. Je voorkomt dan dat rooster, verlof, declaraties en documenten als volledig losse processen worden beheerd. Dat betekent niet dat je alle functies tegelijk moet invoeren: je kunt beginnen met het onderdeel waar nu het meeste werk zit.
Een praktisch moment om breder te kijken is wanneer je bij iedere roosterwijziging eerst meerdere andere plekken moet controleren. Bijvoorbeeld een spreadsheet voor verlof, een groepsapp voor beschikbaarheid en een map voor personeelsdocumenten.
Bij MijnPloeg kun je modules per bedrijf aan- en uitzetten. Je kunt daardoor alleen Roosters gebruiken en later bijvoorbeeld Verlof of Declaraties toevoegen zonder daarvoor een ander abonnement te nemen.
Bekijk de functies van MijnPloeg als je wilt zien welke onderdelen samen beschikbaar zijn.
Kun je later overstappen zonder opnieuw te beginnen?
Je kunt later van een losse roosterapp naar een personeelsapp overstappen, maar hoeveel werk dat kost hangt af van de gegevens die je wilt meenemen. Maak daarom vooraf onderscheid tussen actuele gegevens die je nodig hebt en oude informatie die alleen voor administratie of archief wordt bewaard. Zo voorkom je dat je alles klakkeloos opnieuw invoert.
Begin bijvoorbeeld met de actieve medewerkers en het rooster dat nog relevant is. Bekijk daarna welke verlofsaldi, documenten of andere gegevens je daadwerkelijk nodig hebt in de nieuwe omgeving.
Bewaar oude gegevens niet automatisch langer dan nodig alleen omdat ze in het oude programma staan. Voor personeelsgegevens kunnen verschillende bewaartermijnen gelden. Gebruik daarvoor een aparte controle voordat je oude bestanden overzet of verwijdert.
Een overstap hoeft ook niet op één avond volledig klaar te zijn. Je kunt eerst het rooster verplaatsen en andere onderdelen pas toevoegen wanneer dat voor je bedrijf logisch is.
Veelgestelde vragen
Personeelsapp of losse roosterapp
Nee. Als je alleen diensten wilt plannen en de rest van je personeelsadministratie al goed geregeld is, kan een losse roosterapp voldoende zijn. Een personeelsapp wordt vooral relevant wanneer dezelfde medewerkers ook terugkomen in verlof, declaraties, documenten en andere terugkerende personeelszaken.
Ja. Modules kunnen per bedrijf aan of uit worden gezet. Je kunt daardoor bijvoorbeeld alleen met Roosters beginnen en andere onderdelen voorlopig uit laten staan. De standaardmodules zijn wel bij dezelfde abonnementsprijs inbegrepen, dus je hoeft later geen apart pakket te kopen wanneer je een extra module inschakelt.
Dat hangt af van de aanbieder en van de andere apps die je daarnaast nodig hebt. Vergelijk daarom niet alleen de prijs van het rooster, maar tel ook eventuele kosten voor verlof, documenten en declaraties mee. MijnPloeg kost €79 per maand tot en met 20 actieve gebruikers, exclusief 21% btw.
Klaar om te beginnen?
Probeer MijnPloeg 14 dagen gratis
Maak zelf je omgeving aan en richt MijnPloeg in voor je bedrijf. Geen betaalgegevens nodig om te starten. Liever eerst rondkijken? Bekijk de live demo.
14 dagen gratis · Geen betaalgegevens · Maandelijks opzegbaar